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Portaria 671 no dia a dia do RH

A Portaria MTP 671/2021 define como o ponto eletrônico registra as marcações e como entrega os arquivos à fiscalização. O Ponto do TAGGUIRH funciona, nos termos dela, como REP-P (registrador eletrônico de ponto via programa) e como PTRP (programa de tratamento de registro de ponto). Esta página reúne o que o RH faz no sistema por causa dela. As escolhas técnicas, escritas para a fiscalização, estão no Documento técnico do REP-P.

AssuntoOnde ficaO que o RH faz
EstabelecimentosPonto → Apuração → aba Relatórios → Estabelecimentos do AFDCompleta o CNO ou CAEPF, o local da prestação e o CPF do responsável de cada empregador
AFDPonto → Apuração → aba Relatórios → AFDEscolhe o estabelecimento e o período de gravação
AEJPonto → Apuração → aba Relatórios → AEJConfere as pendências do período e gera o arquivo
Relógios REP-CPonto → Cadastros → Relógios de pontoInforma o número de fabricação de cada relógio
Local da prestação externoPonto → Gestão de Jornadas → Jornadas → aba ColaboradoresPreenche o local de quem trabalha fora do estabelecimento
Comprovante e espelhoApp, registro online e espelhoNada a configurar: o comprovante e o espelho seguem os arts. 79 e 84 da Portaria
Marcações que não são recusadasApuração e espelhoTrata as marcações recebidas com a competência fechada e as que ficaram sem justificativa
Atestado técnicoPonto → Apuração → aba Relatórios → Atestado TécnicoBaixa e guarda os dois atestados

Estabelecimentos​

Para o REP-P, cada empregador, identificado pelo CNPJ ou pelo CPF, é um estabelecimento. Cada estabelecimento tem a sua numeração das marcações (NSR) e o seu próprio AFD.

  • A filial com CNPJ próprio é um estabelecimento.
  • A filial sem CNPJ próprio e o colaborador sem filial ficam no estabelecimento do CNPJ da empresa.
  • A razão social e o CNPJ ou CPF vêm do cadastro da empresa e das filiais. O sistema cria e atualiza os estabelecimentos sozinho; o RH não cadastra nem apaga estabelecimento.
  • A filial com CNPJ de outra empresa (raiz diferente da do CNPJ da empresa) usa a razão social da filial, preenchida em Configurações → Filiais. Sem ela, o estabelecimento dessa filial não é criado e as marcações dela ficam fora do AFD até o campo ser preenchido.

Caminho: Ponto → Apuração → aba Relatórios → Estabelecimentos do AFD

A lista mostra a razão social, o CNPJ ou CPF e a numeração de cada estabelecimento: Ativa ou Em andamento. Enquanto a numeração está em andamento, o AFD daquele estabelecimento não é gerado.

Ao abrir um estabelecimento, o RH completa:

CampoO que informar
CNO ou CAEPF12 dígitos (CNO, de obra) ou 14 dígitos (CAEPF), quando o empregador tiver. Em branco, se não houver
Local da prestaçãoOnde o serviço é prestado, com até 100 caracteres, sem quebra de linha, barra vertical, travessão, aspas curvas nem emoji. Sai no comprovante de quem não tem local externo
CPF do responsável padrãoCPF que sai no AFD nas alterações de cadastro feitas por quem não tem cadastro de colaborador, como um administrador, o contador ou um RH externo
  • Mudar o CNO, o CAEPF ou o local grava no AFD um registro de alteração do empregador, que fica no arquivo para sempre. Confira antes de salvar.
  • Ver a lista pede Permite visualizar relatórios de espelho de ponto da empresa. Editar pede também Acessar Configurações ou Ver Configurações de Ponto; sem uma delas, o estabelecimento abre só para leitura.
  • O RH de filial vê os estabelecimentos que atendem alguma filial liberada para ele. O estabelecimento que atende também filiais que não estão liberadas aparece com Sem acesso à edição: a edição fica com o RH da matriz.

AFD​

O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é o arquivo fiscal com todas as marcações do REP-P e os eventos de cadastro do empregador e dos empregados.

Caminho: Ponto → Apuração → aba Relatórios → AFD – Arquivo Fonte de Dados

  1. Quando há mais de um estabelecimento no seu acesso, escolha o Estabelecimento. Com um só, o campo não aparece.
  2. Informe o Início e o Fim do período.
  3. Mantenha o Leiaute 004 (atual). Use o 003 só se o programa de leitura do auditor ainda não aceita o 004; o 003 não aceita CNPJ com letras.
  4. Clique em Gerar ZIP assinado. O ZIP traz o arquivo .txt e a assinatura digital .p7s.

O período é o da gravação. O arquivo traz as marcações na ordem em que entraram na numeração do estabelecimento, sem lacuna. Uma marcação feita sem internet no app às 23:50 do último dia do mês e enviada no dia seguinte entra no AFD do mês seguinte, e não no do mês em que foi feita. Para conferir a jornada pela data da marcação, use o AEJ ou o espelho.

Mensagens que podem aparecer:

MensagemO que fazer
"Atualize a página e escolha o estabelecimento"A página estava aberta antes de um novo estabelecimento existir. Atualize e escolha
"Numeração em andamento neste estabelecimento. O AFD fica disponível quando ela terminar."Aguarde a numeração ficar Ativa na tela de estabelecimentos
"O AFD não foi gerado: o registro do NSR ... não confere com a sequência gravada. Fale com o suporte."O sistema confere a sequência antes de entregar o arquivo. Abra um chamado com o número informado
"O AFD deste estabelecimento traz colaboradores de filiais que não estão liberadas para você. Peça o arquivo ao RH da matriz."O arquivo do estabelecimento fica com o RH da matriz

AEJ​

O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o arquivo do tratamento do ponto: traz a jornada contratual, as marcações e o que foi incluído ou desconsiderado por ajuste.

Caminho: Ponto → Apuração → aba Relatórios → AEJ – Arquivo Eletrônico de Jornada

  1. Quando há mais de um estabelecimento no seu acesso, escolha o Estabelecimento, como no AFD.
  2. Informe o Início e o Fim. O período é o da data das marcações.
  3. Clique em Gerar ZIP assinado. O arquivo sai no leiaute 002, com a assinatura .p7s.

A saída de uma jornada noturna, registrada depois da meia-noite, conta no dia em que a jornada começou, como na apuração.

Pendências antes de gerar​

Antes de gerar, o sistema confere o período. Se houver pendência, o arquivo não é gerado de imediato: a tela mostra quantas são e a lista, com o colaborador, o dia e o que falta. Com mais de 500, a lista mostra as primeiras.

PendênciaO que significaComo resolver
Dia com número ímpar de marcaçõesFalta uma entrada ou uma saída no diaAjuste de ponto no espelho
Primeira entrada do dia sem horário contratualO colaborador não tem escala com horário de trabalho naquele diaEscala, vigência ou exceção diária em Jornadas
CPF ausente ou incompletoO colaborador fica fora do AEJCorrigir o CPF no cadastro de colaboradores
CPF com dígito verificador inválidoO CPF sai no AEJ como estáCorrigir o CPF no cadastro
CNPJ ou CPF do empregador com dígito inválidoO cadastro da empresa tem erro no documentoCorrigir o cadastro da empresa
Marcação sem data e horaA marcação fica fora do AEJAbrir chamado com o suporte
Relógio sem número de fabricaçãoAs marcações do relógio saem como "outras fontes", e não como marcação original do relógioInformar o número em Relógios REP-C
Marcações de relógio sem o equipamento gravadoAs marcações saem como "outras fontes", sem o relógioPedir ao suporte o reparo do equipamento nessas marcações
Colaborador sem estabelecimentoA empresa e a filial dele não têm vínculo com nenhum estabelecimento; as marcações de relógio, as inclusões e as ausências dele ficam fora do AEJConferir a filial no cadastro do colaborador e os estabelecimentos; se continuar, abrir chamado

Depois de corrigir, gere de novo. Para gerar com as pendências, use Gerar mesmo assim: o arquivo sai com o que estiver no cadastro. Cada geração confere o período outra vez.

O que o AEJ traz​

  • O REP-P do TAGGUIRH e cada relógio de ponto (REP-C) usado no período, identificado pelo número de fabricação.
  • Cada marcação com a origem: original, incluída por ajuste, desconsiderada (anulada ou excluída por ajuste aprovado, com o motivo) ou presumida pelo ponto por exceção.
  • A jornada contratual de cada dia, pela escala que valia no dia.
  • O RH de filial recebe só os colaboradores das filiais liberadas para ele. O RH sem nenhum estabelecimento no seu acesso, numa empresa que já tem estabelecimento, recebe "Nenhum estabelecimento do REP-P disponível para o seu acesso.".

Relógios REP-C​

As marcações dos relógios de ponto integrados (Control iD e Secullum) aparecem no espelho e no AEJ, mas não no AFD do REP-P do TAGGUIRH.

Para a Portaria, só é REP-C o relógio homologado, identificado pelo número de fabricação de 17 dígitos; ele tem o próprio AFD, que fica no relógio. Um controlador de acesso usado para marcar ponto (por exemplo, um leitor facial de catraca ou porta) não é REP-C e não tem esse número: as marcações dele saem no AEJ como "outras fontes", e o aparelho não substitui um registrador de ponto. Na dúvida sobre o modelo em uso, fale com o suporte.

Caminho: Ponto → Cadastros → Relógios de ponto → quadro Equipamentos REP-C

O quadro lista cada relógio de onde o ponto já importou marcações, com a origem (Control iD ou Secullum), o número de fabricação, o modelo, o fabricante e o estabelecimento. O relógio aparece ali depois da primeira integração com ele.

  • O número de fabricação tem 17 dígitos e está gravado no próprio equipamento. Ele vai para o AEJ e nenhuma das integrações o informa: o RH digita, em Editar número de fabricação. O modelo e o fabricante são opcionais.
  • Pendências mostradas na linha:
    • Falta o número de fabricação: sem ele, as marcações do relógio saem no AEJ como "outras fontes", e não como marcação original do REP.
    • Sem estabelecimento: o estabelecimento do relógio é preenchido sozinho, pelo vínculo de quem marcou nele, na primeira marcação importada.
  • Se outra pessoa salvou o mesmo relógio enquanto você editava, a tela mostra "O equipamento foi alterado enquanto você editava. Atualize a página e tente de novo.".
  • Pede Permite gerenciar relógios de ponto.

Local da prestação externo​

O comprovante de cada marcação traz o local da prestação do serviço (art. 79, IV). Por padrão, é o local do estabelecimento. Para quem trabalha fora dele, em atividade externa ou no cliente, o RH informa o local da pessoa.

Caminho: Ponto → Gestão de Jornadas → Jornadas → aba Colaboradores, coluna Local da prestação (externo)

  • Digite o local, com até 100 caracteres, e saia do campo: o sistema grava e confirma com "Local da prestação atualizado.".
  • Para voltar ao local do estabelecimento, apague o texto e saia do campo. A tela confirma com "Local da prestação removido.".
  • A sincronização com o cadastro de RH não muda esse campo.
  • Pede Permite visualizar Gestão de jornadas de ponto.

Comprovante​

Depois de cada marcação, o colaborador tem o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador em PDF, no app, no registro online e no registro por computador. Ele traz o número da marcação (NSR), o empregador, o local da prestação, o nome e o CPF do trabalhador, a data e a hora da marcação com o fuso, o número de registro do programa no INPI e o código de verificação (hash) igual ao do AFD. O PDF é assinado digitalmente no padrão PAdES, com certificado ICP-Brasil, como pede o art. 88.

  • Enquanto a marcação ainda não recebeu o NSR, o comprovante sai sem o número e sem o hash, com a nota "Número de registro em processamento". O definitivo fica disponível assim que a numeração termina, em geral em instantes.
  • Marcação de relógio, importação e marcação de quem está em escala "apenas registro de horas" saem com outro título, sem NSR nem assinatura. Os casos estão no Documento técnico.

Espelho​

O PDF do espelho segue o art. 84 da Portaria. No cabeçalho:

LinhaDe onde vem
CNO ou CAEPFDo estabelecimento do colaborador, quando preenchido
PeríodoO intervalo do espelho, também no mês inteiro, junto com a competência
Emitido emA data e a hora em que o PDF foi gerado
Admissão e CargoDo cadastro do colaborador. O cargo é o título do cargo no Cadastros, trazido pela sincronização de RH

O cargo chega ao Ponto quando o cadastro do colaborador é sincronizado. Colaborador sem cargo no Cadastros sai no espelho sem a linha "Cargo:"; para ela aparecer, preencha o cargo no cadastro dele. Se o cargo foi renomeado no Cadastros, o espelho mostra o nome novo depois que o cadastro do colaborador mudar ou de uma sincronização completa.

Antes de cada horário, uma letra indica a origem da marcação, as mesmas do AEJ: O (original), I (incluída por ajuste), D (desconsiderada, fora dos totais) e X (horário da escala, no ponto por exceção). A marcação anulada aparece como D, em vez de sumir do PDF. Espelhos já assinados não mudam.

Marcações que não são recusadas​

Pelo art. 74 da Portaria, o sistema registra fielmente as marcações e não pode restringir o horário em que elas são feitas. Por isso, estas situações gravam a marcação. Os casos em que a marcação continua não sendo aceita, como a dispensa de registro ou a falta de acesso ao canal, não dependem do horário e estão no Documento técnico.

Marcações recebidas com a competência fechada​

A marcação que chega quando a competência dela já está fechada é gravada, com uma marca, e a apuração da competência fechada não é recalculada. O RH trata a diferença na competência aberta: ajuste de ponto, ajuste de banco de horas ou lançamento na folha.

Caminho: Ponto → Apuração → aba Relatórios → Marcações recebidas com a competência fechada

A lista é da competência que está na tela da Apuração: traz as marcações que chegaram ao ponto durante essa competência quando a competência da própria marcação já estava fechada, das mais antigas para as mais recentes. Para cada uma, a tabela mostra:

  • o Colaborador;
  • a Marcação: data e hora, com o fuso quando não é o de Brasília;
  • a Competência da marcação: a competência a que a marcação pertence, pela vigência do colaborador. Ela pode não ser o mês da data da marcação: com a vigência de 26 a 25, a marcação de 27/09 é da competência de outubro;
  • Recebida em: quando a marcação chegou ao servidor;
  • o Canal: Aplicativo, Registro web, Registro no computador ou Quiosque facial ou relógio (ou "Não informado", quando a marcação não traz o canal);
  • o NSR, ou "sem NSR" quando a numeração do REP-P ainda não terminou ou quando a marcação não é do REP-P (relógio ou apontamento);
  • a Situação: Válida, ou Anulada com o motivo, seguida de "sem justificativa da hora extra" quando a marcação ficou sem o motivo obrigatório.

O botão Abrir espelho, em cada linha, abre numa nova aba o espelho do colaborador na competência da marcação. Atualizar carrega a lista de novo.

  • O item só aparece na aba Relatórios para quem tem Permite Acessar Apuração de Ponto - RH.
  • A lista segue o acesso de quem a abre, e não os filtros de filial e de tipo de vínculo da tela: o RH de filial vê só os colaboradores das filiais liberadas para ele.
  • A lista traz no máximo 1.000 marcações. Quando não traz todas, a tela avisa.

Justificativa de hora extra pedida depois​

Com Pedir justificativa na saída após o expediente e Justificativa de HE obrigatória ligadas em Conformidade e alertas, a saída depois do expediente, além da tolerância da escala, pede o motivo da hora extra. A marcação é gravada antes, e o motivo é pedido depois:

CanalO que acontece
App do colaboradorA marcação é gravada e o app pede o motivo. Quando a pessoa responde em até 5 minutos, o motivo completa a mesma marcação, sem criar outra; depois disso, a resposta é gravada como uma marcação nova. Nesse caso, a primeira marcação continua com a marca sem justificativa e o dia fica com uma marcação a mais, que o RH trata por ajuste. Se ela cancelar, a marcação fica sem motivo
Marcação feita sem internet no appA marcação que entrou na fila do aparelho sem o motivo é gravada sem motivo quando é enviada, e não fica presa na fila
Registro online, registro por computador e quiosquesA marcação é gravada, e a tela pede o motivo em seguida. Se a pessoa fechar a tela sem responder, a marcação fica sem motivo

No espelho do colaborador na web, a marcação que ficou sem o motivo obrigatório leva a marca sem justificativa ao lado do horário; ao passar o mouse, aparece "Hora extra registrada sem o motivo obrigatório". Quando o motivo completa a marcação, a marca sai e o espelho mostra o motivo da hora extra. O RH decide o tratamento da hora extra, como em qualquer outra marcação.

Marcação repetida no mesmo minuto​

Com a opção Anular automaticamente batida no mesmo minuto ligada (é o padrão), em Conformidade e alertas, a segunda marcação do mesmo colaborador na mesma hora e minuto, em qualquer canal, é gravada e numerada normalmente e fica anulada como duplicada, com o motivo Batida duplicada (mesmo minuto).

  • A anulada não conta na jornada, aparece no espelho como desconsiderada e sai no AFD e no AEJ.
  • Se for preciso considerá-la, o RH a inclui por ajuste no espelho.

Registro por computador em menos de 2 minutos​

No registro por computador (PIN), a segunda marcação do mesmo colaborador em menos de 2 minutos é gravada e anulada como duplicada, com o motivo Batida duplicada (registro por computador em menos de 2 minutos). A tela mostra "Marcação repetida em menos de 2 minutos: ficou registrada como duplicada (anulada). Não é preciso registrar de novo.".

  • A anulada é a que veio depois; a primeira marcação continua valendo.
  • A anulada não conta na jornada, aparece no espelho como desconsiderada e sai no AFD e no AEJ.
  • Se for preciso considerá-la, o RH a inclui por ajuste no espelho.

Atestado técnico​

O art. 89 da Portaria exige que o desenvolvedor do sistema entregue à empresa o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, no modelo do gov.br. A empresa deve guardá-lo para apresentar à Inspeção do Trabalho. O TAGGUIRH fornece dois atestados: um do REP-P e outro do PTRP.

Caminho: Ponto → Apuração → aba Relatórios → Atestado Técnico

A janela Atestado técnico tem um bloco para o REP-P e outro para o PTRP, cada um com o botão Baixar PDF e a situação da assinatura:

  • assinado: "Assinado pelos responsáveis em ...", com a data e a hora e, quando houver, a data do envio. O download traz o PDF assinado;
  • ainda não assinado: "Atestado REP-P ainda sem assinatura dos responsáveis: o download é o modelo sem assinatura." (ou PTRP). O download traz o modelo, sem as assinaturas.

No alto da janela, um aviso resume o que falta: "Faltam os atestados assinados do REP-P e do PTRP.", "Falta o atestado assinado do REP-P." (ou do PTRP) ou "Os dois atestados estão assinados.".

  • Pede uma destas permissões: Permite Acessar Apuração de Ponto - RH, Permite visualizar relatórios de espelho de ponto da empresa, Ver Espelho de Ponto - RH ou Ver Afastamentos - RH.

Quem assina é o desenvolvedor: o responsável legal e o responsável técnico do TAGGUIRH assinam cada atestado com o próprio certificado digital de pessoa física (e-CPF) ICP-Brasil, no padrão PAdES. Quando a assinatura é concluída, o PDF assinado fica disponível para o RH baixar; até lá, o download é o modelo sem assinatura, e a janela mostra a situação de cada atestado. A assinatura pelo gov.br não serve para o atestado, porque a Portaria pede assinatura eletrônica qualificada ICP-Brasil. O RH não envia nem assina o atestado; ele baixa e guarda os dois PDFs assinados, quando estiverem disponíveis. A assinatura pode ser conferida no validador do ITI (validar.iti.gov.br).

Veja também​