Desligamento (offboarding)
O offboarding organiza a saída do colaborador: a solicitação de desligamento, a análise do RH, documentos, tarefas internas, assinaturas e o desligamento no cadastro. O menu fica em Colaboradores → Offboarding (módulo Gestão de Pessoal).
A solicitação funciona de forma parecida com a da pré-admissão / contratação: o gestor (ou o RH) abre o pedido, ele vai para a fila do RH e o RH decide se inicia o processo ou recusa.
Quem faz o quê
| Perfil | Papel |
|---|---|
| Gestor | Pode solicitar o desligamento de liderados; executa etapas quando for responsável |
| RH | Abre solicitações, analisa a fila, inicia processos, configura o módulo, conclui e desliga no cadastro |
| Colaborador em desligamento | Não acessa o próprio processo na plataforma; pelo link recebido no e-mail pessoal, assina documentos, envia arquivos (ex.: ASO demissional) ou preenche formulários quando o RH pedir |
| Equipe interna | Conclui etapas atribuídas (TI, DP etc.), como em admissão digital |
Permissões
| Permissão | Uso |
|---|---|
| Ver Offboarding – Todos | RH vê todos os processos e a fila da empresa |
| Ver Offboarding – Minha Equipe | Gestor vê desligamentos dos liderados |
| Permite criar Onboarding / Offboarding | Criar processos e solicitações |
| Permite desligar colaborador | Concluir desligamento no cadastro |
| Permitir adicionar Colaborador | Transferir liderados ao desligar um gestor |
Fluxo resumido
| Situação | Significado |
|---|---|
| Aguardando RH | Solicitação na fila, à espera da análise |
| Em andamento | Checklist em execução |
| Concluído | Processo encerrado; cadastro desligado quando aplicável |
| Recusado | RH recusou; o gestor vê o motivo na solicitação (também chega por e-mail) |
| Cancelado | Solicitação encerrada — pelo RH ou automaticamente quando o anexo obrigatório não puder ser enviado |
Solicitação de desligamento
No módulo há duas abas: Fila de solicitações (RH) ou Minhas solicitações (gestor) e Processos.
Quem vê o quê
| Perfil | O que vê nas solicitações |
|---|---|
| Gestor | Em Minhas solicitações, apenas as que ele abriu |
| RH | Em Fila de solicitações, as da empresa inteira |
A aba Processos continua mostrando os desligamentos da equipe (liderados), inclusive os abertos pelo RH.
Abrir uma solicitação
O gestor ou o RH pode abrir o pedido.
- Colaboradores → Offboarding → Nova solicitação (pela fila, por Minhas solicitações ou pelos processos).
- Informe o colaborador, a data prevista e o motivo. Dá para abrir o processo de quem já está desligado no cadastro — use a data real da saída.
- Anexe a carta de desligamento (ou outro documento), se quiser ou se a empresa exigir.
- Envie — a solicitação vai para a fila do RH.
Carta de desligamento (anexo)
Na abertura, dá para anexar a carta ou outro documento. A empresa define se isso é obrigatório ou opcional.
| Configuração | Na abertura |
|---|---|
| Opcional | Pode anexar ou deixar sem anexo |
| Obrigatório | Precisa anexar para abrir a solicitação |
Se a empresa exige o anexo e o envio do arquivo falhar, a solicitação é cancelada automaticamente. Ela não fica na fila do RH. Abra uma nova solicitação quando o documento estiver pronto.
Datas restritas
Nas configurações do módulo, a empresa cadastra datas em que o desligamento não deve ocorrer — uma data avulsa ou um período (informe Data inicial e, se quiser, Data final). Ao escolher uma dessas datas, o que acontece depende da regra da empresa:
| Ação | O que acontece |
|---|---|
| Alertar | Só avisa. A solicitação pode ser aberta; o RH vê o aviso na análise |
| Bloquear | A data não pode ser usada — a solicitação não é aberta com essa data |
Estabilidades e licenças (ficha do colaborador)
No cadastro (Colaboradores → ficha → aba Estabilidades / Licenças), o RH registra vigências (gestante, CIPA, acidente de trabalho etc.) com data de início e fim. Cada registro pode alertar o gestor na abertura do offboarding ou bloquear a solicitação enquanto estiver vigente.
| Comportamento | Na abertura da solicitação |
|---|---|
| Alertar | A listagem mostra a tag de estabilidade; o gestor precisa confirmar ciência para prosseguir (fica no histórico do processo) |
| Bloquear | A solicitação não abre enquanto houver registro vigente com bloqueio |
Nas configurações do offboarding, a empresa define o comportamento padrão dos novos registros (alertar ou bloquear). Isso é independente da estabilidade provisória da CIPAA (eleição de comissão), que continua exigindo confirmação quando o módulo CIPA estiver ativo.
Data fora do intervalo aceito
Para evitar ano digitado errado, a data do desligamento precisa estar entre 10 anos atrás e 2 anos à frente de hoje. Fora disso, a solicitação não é aberta e a tela pede para conferir o ano.
A mesma verificação vale ao alterar a data de um processo, na validação do RH e na data de saída informada ao desligar. Um processo que já esteja com data fora desse intervalo não pode ser iniciado antes de a data ser corrigida. Essa regra é do sistema e não depende das configurações da empresa.
Análise do RH
O RH abre o pedido na Fila de solicitações, confere os dados e a carta (quando houver) e decide:
- Aprovar — inicia o processo (checklist e responsáveis)
- Recusar — informa o motivo. O gestor vê o motivo na solicitação (também chega por e-mail)
O gestor acompanha as próprias solicitações em Minhas solicitações. Clique na linha para ver o que foi enviado e, se o RH recusou, o motivo da recusa.
A fila e o detalhe do processo mostram Solicitado por, para o RH saber quem abriu o pedido.
Solicitação completa
Quando a empresa liga Solicitação completa em Configurações do módulo, a solicitação de desligamento passa a pedir mais informações ao gestor e ganha uma validação do RH antes de o processo começar.
O que o gestor informa na abertura:
- Desligamento sigiloso? — veja Desligamento sigiloso.
- Se a saída é pedido de demissão ou desligamento pela empresa, com os motivos da lista da empresa (e Outro motivo, se precisar).
- No desligamento pela empresa, a justificativa e as evidências: o gestor marca Feedbacks e registros de 1:1 já feitos com a pessoa ou anexa um documento. Motivos que não dizem respeito ao colaborador (por exemplo, reestruturação) podem dispensar a evidência, conforme a regra da empresa.
- Possui remuneração variável (comissão)? e Cumprirá aviso prévio?
- Remoção de acessos (por exemplo, Emergencial — acessos removidos assim que o desligamento é aprovado — ou Normal).
- Área demandante, Localização, Gestor e Diretor vêm preenchidos pelo cadastro e pelo organograma. O diretor é sugerido automaticamente e pode ser corrigido, quando a empresa deixa esse campo com o gestor.
Validação do RH: ao aprovar a solicitação (ou ao clicar em iniciar o processo), o RH abre Validar solicitação e confirma data e horário, se há exclusão de usuário e o tipo de remoção de acessos, a causa da demissão, o tempo de empresa, se a pessoa é PCD, o cancelamento da cadeira e se o desligamento está em conformidade. O comentário é opcional e fica registrado. Depois, clique em Validar e aprovar. Sem essa validação, o processo não é iniciado.
Quando há remuneração variável ou cancelamento da cadeira, os E-mails da Controladoria cadastrados nas configurações são avisados no momento da validação.
Dados da solicitação: no detalhe do processo, o RH vê um bloco com o que o gestor preencheu e o resultado da validação. Os pontos de atenção ficam em destaque: Corte de acesso (emergencial aparece em vermelho), Comissão (remuneração variável), Aviso prévio e Exclusão de usuário.
Listas e regras da solicitação: com a opção ligada, o RH ajusta em Configurações os Campos que o gestor preenche, os motivos de pedido de demissão e de desligamento pela empresa, a exigência de evidência (e os motivos que dispensam evidência), as causas da demissão, as faixas de tempo de empresa, os tipos de remoção de acessos e como o diretor é sugerido. Cada lista pode voltar ao padrão.
Desligamento sigiloso
Com a Solicitação completa ligada, o gestor pode marcar o desligamento como sigiloso. A solicitação aparece com a etiqueta Sigiloso e o processo fica visível só para:
- o RH que vê todos os processos da empresa;
- quem abriu a solicitação;
- o diretor registrado no pedido;
- as pessoas que o RH indicar como responsáveis por etapas.
Os demais gestores da cadeia não veem o processo.
Operação do RH
- Modelos — defina checklists padrão (documentos, leitura, assinatura, tarefas internas).
- Iniciar processo — a partir da solicitação (aprovar na fila) ou direto para um colaborador.
- Acompanhar etapas — responsáveis, prazos e notificações por e-mail.
- Assinaturas — mesmo padrão de onboarding: colaborador assina primeiro; depois assinam as pessoas configuradas pela empresa. O Signatário 1 é obrigatório e os Signatários 2 e 3 são opcionais. Vários documentos podem ir numa única assinatura — veja Vários documentos numa única assinatura.
- Concluir — quando etapas obrigatórias estiverem finalizadas, encerre o processo e desligue no cadastro. Em Efetuar desligamento (ou Registrar desligamento), o motivo usa a mesma tabela do cadastro, inclusive rescisão em prazo de experiência por iniciativa do empregado e do empregador. Se o texto da solicitação não estiver na tabela, ele entra em Outro. Se a pessoa já estava desligada, use Registrar desligamento com a data real da saída — o processo fecha a documentação sem criar outro desligamento.
Nas etapas sem formulário (tarefa interna de TI, DP etc.), use Marcar como concluída para encerrar sem abrir uma tela extra. O botão não aparece em assinatura, envio de documento nem entrevista externa.
Vários documentos numa única assinatura
Quando o colaborador precisa assinar vários documentos no desligamento (termo de rescisão, ficha do empregado, seguro-desemprego, FGTS, plano de saúde, folha de ponto…), a etapa de assinatura pode agrupá-los: ele recebe um único e-mail e um único link e assina todos de uma vez.
No template:
- Na etapa de assinatura, adicione um bloco Assinatura digital para cada documento.
- Com dois documentos ou mais, marque Agrupar documentos numa única assinatura (envelope ZapSign). Sem essa opção, a etapa aceita só um documento.
- Informe uma vez, na etapa, quem assina pela empresa: Signatário 1 (obrigatório), Signatário 2 e Signatário 3 (opcionais). Os mesmos signatários valem para todos os documentos.
O limite é de 15 documentos por etapa. Cada documento continua contando como um documento no plano de assinaturas da empresa — o agrupamento melhora a experiência, mas não reduz o consumo.
No processo:
- Abra a etapa. Em Documentos do envelope, anexe o PDF de cada documento (cada um mostra PDF anexado quando estiver pronto).
- Confira os signatários da empresa e o e-mail pessoal do colaborador.
- Envie para assinatura. O colaborador recebe o link por e-mail, sem precisar acessar a plataforma.
- Acompanhe o status das assinaturas e o status por documento (Assinado ou Pendente). Depois de assinados, cada documento tem seu botão Ver assinado.
A etapa é concluída quando o colaborador assina; as assinaturas da empresa podem ser completadas depois. Etapas com um único documento continuam funcionando como antes.
Configurações
No menu Configurações do módulo o RH define:
| Configuração | Uso |
|---|---|
| E-mails do RH | Quem recebe aviso de nova solicitação e de andamento |
| Datas restritas | Datas em que o desligamento não deve ocorrer |
| Ao escolher uma data restrita | Alertar (só avisar) ou Bloquear (impedir a data) |
| Exigir anexo na abertura | A carta de desligamento (ou outro arquivo) fica obrigatória; se a opção estiver desmarcada, o anexo é opcional |
| Solicitação completa | Pede ao gestor sigilo, motivos tabelados, evidências, remuneração variável e aviso prévio, e exige a validação do RH antes de aprovar — veja Solicitação completa |
| E-mails da Controladoria | Com a solicitação completa ligada: quem é avisado na validação quando há remuneração variável ou cancelamento da cadeira |
| Listas e regras da solicitação | Com a solicitação completa ligada: motivos, causas, faixas de tempo de empresa, tipos de remoção de acessos e campos do gestor |
Modelos de checklist ficam em Templates. Inclua o tipo Envio de documento quando precisar mandar um PDF ao e-mail pessoal da pessoa sem pedir assinatura (comunicado, carta, comprovante). Para receber algo da pessoa desligada, use o Formulário externo.
Montar as etapas do template
Cada etapa começa pela pergunta Quem preenche, como nos passos da admissão digital:
| Quem preenche | Tipos de etapa |
|---|---|
| RH | Formulário, Checklist, Entrevista interna, Upload, Assinatura digital e Envio de documento |
| Colaborador | Formulário externo e Entrevista externa, respondidos pelo link no e-mail pessoal, sem login |
A lista de etapas mostra o selo RH ou Colaborador em cada uma, e a etapa aberta mostra Preenchido pelo RH ou Preenchido pelo colaborador.
Trocar o tipo não preenche título, instruções nem campos: o que você escreveu continua igual. Em + Adicionar campo, os campos aparecem por grupo (Texto, Data / Seleção, Avaliação, Arquivos), com os mesmos nomes da admissão. Para receber um arquivo, use o campo Upload.
Entrevista externa de desligamento
O RH pode incluir Entrevista Externa no template do checklist.
- Crie e publique um modelo em Templates de entrevistas, escolhendo a categoria compatível com o desligamento.
- No processo, abra a etapa e clique em Enviar entrevista.
- Confirme o e-mail pessoal da pessoa desligada e defina o prazo. O e-mail corporativo não é aceito como destino.
- Acompanhe o envio e as respostas dentro do processo.
Se o e-mail falhar, a entrevista continua criada e o RH pode copiar o link para encaminhar por outro canal. Somente templates publicados, ativos e compatíveis aparecem para seleção.
Envio externo de documento
Para etapas novas, use o Formulário externo com um campo Upload. Ele faz o mesmo e ainda permite pedir correção. O modelo ASO demissional já monta essa etapa.
Templates que já têm uma etapa Envio externo continuam funcionando como antes: a pessoa desligada envia o documento pelo link recebido no e-mail pessoal, sem acessar a plataforma.
No processo:
- Na etapa, clique em Enviar link.
- Informe o e-mail pessoal do desligado (o e-mail corporativo não é aceito), marque Confirmo que este é o e-mail pessoal do desligado e defina o prazo.
- A pessoa abre o link, envia PDF ou foto (JPG, PNG ou WebP, até 10 MB cada, até 5 arquivos) e clica em Concluir envio. Depois disso, ela não troca mais os arquivos por esse link.
- A etapa é concluída automaticamente e o RH é avisado. Use Acompanhar envio enquanto aguarda e Ver arquivos para abrir o que chegou.
Se precisar, Enviar novo link gera outro convite. O modal mostra até quando o último link vale.
Formulário externo
Use quando a pessoa desligada precisa preencher informações e enviar arquivos — por exemplo, a carta de demissão. O RH escolhe o que pedir, e a pessoa responde pelo link recebido no e-mail pessoal.
No template: em Quem preenche, escolha Colaborador e o tipo Formulário externo. A etapa começa vazia: dê o título, escreva as Instruções para o desligado (opcional) e adicione os campos. Para começar mais rápido, use um modelo:
| Modelo | O que monta |
|---|---|
| Carta de demissão | Modelo da carta de demissão para baixar, nome completo, e-mail pessoal, aviso prévio, último dia de trabalho, se já tem outra proposta e Carta de demissão assinada |
| ASO demissional | Campo Upload para o ASO e um segundo campo opcional para uma página adicional |
Depois de aplicar o modelo, mude, tire ou inclua campos à vontade. Cada campo Upload recebe um arquivo (PDF ou foto, até 10 MB); para pedir mais de um arquivo, adicione outro campo. Para oferecer um modelo de documento, use o campo Modelo para baixar e anexe o PDF: a pessoa baixa, preenche e devolve assinado.
No processo:
- Na etapa, clique em Enviar link, informe o e-mail pessoal do desligado (o e-mail corporativo não é aceito), confirme e defina o prazo.
- A pessoa responde em passos, pode salvar e voltar pelo mesmo link até o prazo e, no fim, clica em Enviar.
- A etapa é concluída automaticamente. Use Acompanhar formulário enquanto aguarda e Ver respostas para conferir.
Pedir correção por campo: em Ver respostas, marque Corrigir nos campos que precisam de ajuste (ou escreva o motivo) e clique em Pedir correção. A pessoa recebe um novo link em que só os campos marcados podem ser alterados, com o aviso O RH pediu uma correção. Ela clica em Enviar correção e a etapa volta a ser concluída.
Transferência de liderados
Ao desligar um gestor que tem liderados diretos, o sistema não redistribui a equipe automaticamente.
- Antes ou ao desligar, use Ajustar liderados na ficha do gestor ou no organograma.
- Defina o novo líder para cada pessoa da equipe. A lista traz ativos e suspensos. Desligados e cadastros excluídos ficam de fora. O novo líder não pode ser um subordinado de quem está sendo transferido.
- Requer Permitir adicionar Colaborador e visão ampla de colaboradores (Ver Todos).
O modal de desligamento exibe aviso quando ainda há liderados pendentes.
Minhas tarefas
Colaboradores designados em etapas do offboarding acessam Minhas tarefas no módulo e concluem apenas o que foi atribuído a eles — sem ver o processo completo de outras pessoas.
Integrações ao concluir
Conforme configuração da empresa, ao finalizar o RH pode:
- Registrar desligamento no cadastro
- Encerrar períodos de férias em aberto
- Copiar documentos assinados para a ficha (best-effort; a consulta oficial não depende só dessa cópia)
- Disparar fluxos de assinatura digital pendentes
Consultar documentos assinados depois do desligamento
A ficha some da aba Ativo. O termo de rescisão é consulta de RH e gestor — a pessoa desligada não vê esse PDF em Meus documentos nem na própria ficha.
Para baixar o termo (e outros PDFs assinados do processo):
- Colaboradores → Colaboradores → Desligado — abra a ficha → aba Documentos → seção Documentos do desligamento. Só entram arquivos já assinados.
- Colaboradores → Offboarding → Processos — filtre Concluído, abra o processo e use Ver documento assinado.
- Colaboradores → Documentos (módulo Assinatura Digital) — fonte Desligamento, status Assinado. O filtro de colaborador inclui desligados. Quem só vê os próprios documentos não lista essa origem.
Boas práticas
- Combine offboarding com admissão reversa: devolução de equipamentos, acessos e entrevista de desligamento.
- Desligue gestores só após transferir liderados para não deixar equipe órfã no organograma.
- Use modelos por tipo de saída (voluntária, involuntária, acordo).
- Se a empresa exige a carta na abertura, tenha o arquivo pronto — se o envio falhar, a solicitação é cancelada e é preciso abrir de novo.
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