Guia do RH — Gestão de Pessoal

O RH configura modelos, dispara processos, publica documentos de folha e mantém a hierarquia visível no organograma. Este guia cobre as quatro frentes do módulo e as permissões que o RH deve atribuir nos grupos de usuário.

Visão geral: Gestão de Pessoal · Cadastro: Colaboradores — RH · Fluxos: Fluxogramas.

Configure tudo em Configurações → Grupos de permissão.

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Permissões por área

O módulo comercial Gestão de Pessoal libera os itens de menu Holerites e Admissão Digital. Demais itens do menu Colaboradores usam permissões e, no caso do onboarding, a funcionalidade precisa estar ativa na empresa.

O menu pai Colaboradores só aparece se o usuário puder ver pelo menos um subitem (lista, onboarding, holerites, etc.).

Cadastro de colaboradores

Dica para o RH — permissões do cadastro

Permissão	Quando conceder
Ver Colaboradores – Todos	Perfil RH: lista e ficha de toda a empresa; vê salário e dados de folha (banco/PIX/PIS) na ficha
Ver Colaboradores – Filial	RH: lista e ficha das filiais em que foi escolhido como visualizador. Configure também em Configurações → Filiais
Ver Colaboradores – Minha Equipe	Gestores: lista própria + liderados (hierarquia recursiva); sem salário nem dados de folha
Permite visualizar dados de folha do colaborador	Banco/agência/conta/PIX/PIS na ficha e no export (alternativa a Ver Todos)
Permitir adicionar Colaborador	Quem pode criar e editar fichas (RH; gestor só se a política permitir)
Permite exportar dados - Colaborador	Exportação XLSX (cadastro completo) e log — permissão validada pelo sistema
Permite desligar colaborador	Desligar, suspender e reativar
Permite Acessar todos os documentos do Colaborador - RH	Ver anexos de qualquer colaborador na ficha
Permite Adicionar Documentos para o Colaborador	Upload e exclusão de anexos na ficha
Permite gerenciar relógios de ponto	Enviar a pessoa aos relógios RHID pela ficha (além de Ponto → Cadastros → Relógios de ponto)

Detalhes operacionais: Colaboradores — RH.

Onboarding

Dica para o RH — onboarding

Requisito	Detalhe
Novo Onboarding	Deve estar ativo na empresa para o item Onboarding aparecer no menu
Ver Onboarding – Todos	RH: vê todos os fluxos da empresa; também edita checklist de instâncias
Ver Onboarding – Minha Equipe	Gestores: vê os próprios e de liderados (acompanha o board; não edita checklist nem exclui)
Permite criar Onboarding / Offboarding	Cria novos onboardings; também edita checklist, exclui e transforma em template (RH e gestor, conforme escopo da lista)
Ver Offboarding – Todos	Desligamentos: vê todos os processos da empresa
Ver Offboarding – Minha Equipe	Desligamentos: vê processos dos liderados

Sugestão de grupos: RH com Todos + Criar; gestor com Minha Equipe + Criar (se deve iniciar integração da equipe). Só Minha Equipe basta para acompanhar o andamento.

Admissão digital

Dica para o RH — admissão digital

Requisito	Detalhe
Módulo Gestão de Pessoal	Contratado na empresa
Permite criar admissão digital - RH	Quem opera a admissão: solicita, cria, edita, aprova modelos, fila e configurações.
Permite solicitar admissão digital - gestor	Quem só registra um pedido de contratação para o RH analisar (sem ver documentos nem dados pessoais do candidato).
Permite acessar tarefas da admissão digital	Quem vê o menu Admissão Digital e a aba Minhas tarefas. Concluir um passo ainda exige que o RH tenha indicado essa pessoa no processo.

As duas últimas são independentes: para solicitar e ver tarefas, as duas precisam estar marcadas. Dá para liberar só as tarefas (equipamento, acesso, exame) sem permitir abrir pedido.

Quem já pedia admissão no grupo continua com a solicitação do gestor marcada.

Sugestão: RH com criar admissão digital - RH; gestores que pedem contratação com solicitar admissão digital - gestor; quem só executa tarefas da equipe com acessar tarefas da admissão digital.

Boas-vindas do link: personalização em Boas-vindas da admissão (menu ⋯ → Personalizar boas-vindas no painel).

Holerites

Dica para o RH — holerites

Requisito	Detalhe
Módulo Gestão de Pessoal	Item Holerites no menu
Permite Acessar todos os documentos do Colaborador - RH	Ver holerites de toda a empresa (escopo RH)
Ver holerite dos liderados	Gestor: ver holerites próprios + liderados (hierarquia recursiva), sem exigir acesso à lista de colaboradores
Ver Colaboradores – Minha Equipe	Lista de colaboradores da equipe; não substitui Ver holerite dos liderados para consulta de holerites
Permite Adicionar Documentos para o Colaborador	Publicar, excluir e importar holerites

Colaboradores sem permissão de visão ampla enxergam em geral apenas os próprios holerites (tela Holerites ou Meu perfil).

Sugestão de grupos: RH com Acessar todos… + Adicionar Documentos…; gestor com Ver holerite dos liderados (consulta). Evite conceder Adicionar Documentos… a gestores se a política limitar publicação ao RH.

Organograma

Dica para o RH — organograma

Quem vê a árvore é a permissão Permite ver Organograma no grupo. Os grupos já nascem com ela marcada; desmarque só nos grupos que não devem ver. Quem não está em grupo nenhum só continua vendo se a empresa já mostrava o organograma. O administrador da empresa também precisa da permissão. A consulta não exige acesso à lista de colaboradores.

Quando o perfil possui uma permissão de escopo, a árvore respeita esse teto:

Perfil	Estrutura exibida
Sem permissão de lista	Estrutura da empresa, somente com os campos próprios do organograma
Ver Colaboradores – Todos	Empresa inteira
Ver Colaboradores – Filial	Pessoas das filiais atribuídas ao RH
Ver Colaboradores – Minha Equipe	Estrutura da empresa (consulta da hierarquia; a lista de colaboradores continua só da equipe)

Para editar a ficha ou transferir liderados pelo organograma, o perfil precisa de Ver Colaboradores – Todos e Permitir adicionar Colaborador.

Resumo — perfis sugeridos

Perfil	Cadastro	Onboarding	Admissão	Holerites	Organograma
RH operacional	Todos + adicionar + exportar + desligar + documentos	Todos + criar	Criar admissão digital - RH	Módulo + documentos	Todos + editar
Gestor	Minha equipe (sem salário)	Minha equipe + criar (opcional)	Solicitar admissão digital - gestor (opcional) e/ou acessar tarefas	Ver holerite dos liderados (consulta)	Permite ver Organograma (se a empresa exibe)
Colaborador	Meu perfil (sem lista)	Próprio fluxo	Link pré-contratação	Próprios holerites	Permite ver Organograma (se a empresa exibe)

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Admissão digital

Caminho: Colaboradores → Admissão Digital (ou atalho Admissão na Home RH, quando visível).

Conforme o seu perfil, o módulo pode exibir até três áreas no topo:

Área	Quem usa	Para quê
Minhas solicitações / Fila de solicitações	Gestor ou RH	O gestor registra a contratação; o RH analisa e abre a admissão
Minhas tarefas	Pessoas da equipe indicadas pelo RH	Tarefas do dia a dia (notebook, crachá, exame admissional etc.), com prazo e avisos por e-mail
Painel do RH	RH	Modelos, admissões em andamento, revisão e configurações

Formulário do candidato e tarefas da equipe

O candidato preenche o formulário e envia documentos. Ao mesmo tempo, a equipe interna pode ter tarefas próprias (por exemplo, preparar equipamento). Uma tarefa atrasada da equipe não impede o RH de aprovar o candidato nem de enviar os dados à contabilidade.

Endereço e banco fora do Brasil · trocar documento

No formulário, a pessoa pode informar endereço e banco fora do Brasil (país no endereço; opção de banco internacional). Enquanto o passo ainda estiver aberto, também dá para trocar ou remover um documento já enviado. Detalhes em Templates avançados de admissão.

Quem só vê não altera a admissão

Para criar, aprovar, arquivar, excluir, reenviar o link, enviar à contabilidade, converter ou recusar solicitações e executar tarefas internas, o grupo precisa de Permite criar admissão digital - RH. Quem tem apenas Ver Onboarding – Todos vê a lista, o detalhe e o PDF das admissões, mas esses botões não aparecem. A exceção é a tarefa interna em que a pessoa é responsável: essa ela continua executando.

A mesma regra vale para as configurações da admissão: templates, traduções, configuração geral, contabilidade, boas-vindas e logo, integração com a folha e reemitir, cancelar ou reenviar contratos da empresa. Quem só vê abre essas telas em modo leitura, sem salvar.

Fila de solicitações

Quem tem Permite solicitar admissão digital - gestor registra pedidos em Minhas solicitações. O RH vê a mesma lista como Fila de solicitações e pode filtrar por situação e por quem abriu o pedido (gestor, recrutamento ou RH).

Situação	Significado
Aguardando RH	Pedido aguardando análise do RH
Gerada	RH abriu a admissão a partir do pedido
Recusada	RH não seguiu com a contratação (o gestor recebe o motivo por e-mail)
Cancelada	Pedido encerrado

Quem abriu o pedido, ou o RH, pode Cancelar solicitação enquanto ela está Aguardando RH. O pedido sai da fila. Não dá para desfazer. Se o RH já abriu a admissão, cancele a admissão — veja Cancelar uma admissão.

Como o RH analisa um pedido:

1. Abra o pedido na fila.
2. Aceitar e abrir admissão — confira os dados, escolha o modelo, a validade do link e quem da equipe ficará responsável pelas tarefas internas; o gestor que solicitou é avisado por e-mail.
3. Recusar — informe o motivo; o gestor é notificado.
4. Pedidos vindos do recrutamento aparecem com origem R&S, com a vaga e o candidato já vinculados quando aplicável.

O gestor acompanha apenas o andamento geral do pedido e da admissão — sem ver CPF, dados bancários, documentos ou respostas do formulário.

Painel do RH

Duas abas principais:

Aba	Conteúdo
Templates	Modelos de formulário (etapas, campos, anexos, assinatura)
Admissões	Convites enviados, situação do candidato e andamento das tarefas da equipe

Na lista de admissões, o RH também acompanha o progresso das tarefas internas e pode filtrar por essa situação (não iniciado, em andamento, concluído).

Outros filtros da lista:

• Cadastro RH — Já cadastrado ou Não cadastrado. Quando o cadastro do colaborador já foi criado a partir da admissão, a linha mostra um selo indicando isso (passe o mouse para ver a data de criação). Assim fica fácil saber quem ainda falta cadastrar.
• Arquivadas — Ativas (padrão), Arquivadas ou Todas. Veja Arquivar uma admissão.

Criar um modelo (template)

1. Aba Templates → Novo template.
2. Defina título, etapas e campos (texto, seleção, arquivo, assinatura digital, etc.). Use Descrição do campo para um texto de ajuda abaixo da pergunta — o candidato vê essa explicação ao preencher.
   • Blocos de upload aceitam PDF, PNG, JPG/JPEG, DOC e DOCX, com até 100 MB por arquivo.
   • Para cadastro no ponto, o template pode oferecer Selfie para o ponto eletrônico, capturada pela câmera ou enviada como imagem.
3. Em cada etapa, escolha quem preenche:
   • Candidato — etapa aparece no formulário enviado ao pré-contratado.
   • Time interno — tarefa para alguém da empresa; informe prazo em dias e responsáveis (podem ser ajustados ao iniciar a admissão).
4. Nos campos de Assinatura, informe o PDF e quem assina pela empresa: nome e e-mail do Signatário 1 (obrigatório). Os Signatários 2 e 3 são opcionais.
5. Publique o modelo (status ativo) para usar em novas admissões.

Para DOCX preenchido automaticamente, idiomas adicionais, marcações nas páginas e QR de acesso, veja Templates avançados de admissão. Lá também estão:

• Vários contratos numa única assinatura — o candidato assina todos os contratos do passo de uma vez só.
• Marcação no contrato — escolher uma opção ou apenas dar ciência e aceite.
• Quando enviar o contrato — durante a admissão ou só depois do OK da contabilidade.
• Condição de exibição — mostrar um campo só conforme a resposta de outra pergunta.
• Pré-visualizar o template — responder o formulário como o candidato, sem gravar nada.

Modelos já existentes continuam válidos: etapas sem essa configuração seguem sendo do candidato.

Assinatura eletrônica — ordem e conclusão

1. O candidato assina primeiro (pelo link do formulário de admissão).
2. Em seguida, até três pessoas da empresa recebem e-mail da ZapSign para assinar — podem assinar em qualquer ordem entre si.
3. O documento só fica totalmente assinado quando todos concluírem. Templates antigos com um único signatário da empresa continuam funcionando como antes.

Abrir uma admissão

Pelo painel do RH ou após aceitar um pedido da fila:

1. Aba Admissões → Nova admissão (ou aceitar o pedido na fila).
2. Informe nome, e-mail, modelo, validade do link e responsável (quando aplicável).
3. Revise quem ficará responsável pelas tarefas da equipe, se houver.
4. Ao iniciar a admissão:
   • o candidato recebe e-mail com link para preencher o formulário;
   • as pessoas indicadas nas tarefas internas recebem e-mail com o que precisam fazer. O RH pode reenviar o aviso manualmente.
5. Acompanhe na lista a situação do candidato e o andamento das tarefas da equipe.

Ações na lista: reenviar e-mail, copiar link, arquivar e excluir. Não é possível excluir admissões já aprovadas ou já enviadas à contabilidade — nesses casos, arquive.

Link público de admissão

Quando há muitas contratações pelo mesmo modelo, o RH pode divulgar um único link (ou QR Code) em vez de abrir uma admissão por pessoa.

1. Em Templates, abra o modelo e ligue Link público de admissão.
2. Use Copiar link ou o QR Code para divulgar aos contratados.
3. Em Sugestão para a validação pelo RH, escolha a jornada e o líder imediato mais comuns e clique em Salvar sugestão.

Cada contratado abre o link e informa CPF, nome, e-mail e telefone. A plataforma abre a admissão dele e manda o link pessoal por e-mail. Se o CPF já tiver uma admissão em andamento por esse link, a pessoa não abre outra: o link pessoal é reenviado ao e-mail já cadastrado. Isso evita que alguém abra a admissão de outra pessoa.

As admissões que chegam pelo link aparecem na lista com a marcação A validar. No detalhe, o RH confere se a pessoa foi mesmo contratada, informa (ou confirma a sugestão de) jornada e líder e clica em Confirmar contratação. Esses cadastros também entram na fila de Aprovações de quem tem Permite criar admissão digital - RH.

Para parar de receber inscrições, desligue Link público de admissão no modelo.

Cancelar uma admissão

Não há um botão Cancelar na admissão. O caminho depende de até onde ela foi.

• Ainda não foi aprovada e não foi enviada à contabilidade: no menu ⋯ da lista, use Excluir. A confirmação pergunta Excluir admissão?. Some a admissão e os dados dela. Não dá para desfazer.
• Já foi aprovada ou já foi enviada à contabilidade: Excluir não fica disponível. Use Arquivar — a admissão sai da lista padrão e dos indicadores, e nada é apagado. Veja Arquivar uma admissão.

Cancelar o contrato ou o envelope de assinatura é outra ação, no detalhe daquele documento. Não encerra a admissão.

Arquivar uma admissão

Use Arquivar (no menu ⋯ da linha ou no topo do detalhe da admissão) para tirar da frente uma admissão que não precisa mais de acompanhamento — por exemplo, uma admissão aprovada, que não pode ser excluída.

• A admissão some da lista padrão e dos indicadores do painel, mas nada é apagado e o status continua o mesmo.
• Para consultar, filtre Arquivadas: Arquivadas (ou Todas). A linha aparece com o selo Arquivada.
• Desarquivar devolve a admissão à lista padrão e aos indicadores.
• Enquanto estiver arquivada, não é possível criar o cadastro do colaborador a partir dela. Desarquive antes, se precisar.

Revisar admissão

1. Abra a admissão.
2. Confira as respostas do candidato, etapa por etapa. Quando houver selfie para o ponto, valide enquadramento e identificação antes de criar o cadastro.
3. Na área Etapas internas, acompanhe responsáveis, prazos e conclusão; use Notificar para reenviar o e-mail de quem ainda não concluiu a tarefa. Se a atividade tiver um arquivo enviado (PNG ou PDF), use Enviar ao candidato para mandar só o anexo no e-mail do pré-contratado (o e-mail preenchido na etapa ou o da admissão) — sem o link da admissão. O próprio RH também pode executar as etapas — veja Etapas internas pelo RH.
4. Quando o candidato tiver enviado o formulário, use Aprovar admissão. Se ele preencheu tudo mas não clicou em enviar, veja Marcar como enviada.
5. Se precisar: Gerar PDF, Enviar para contabilidade (e-mail ou WhatsApp, conforme a configuração da empresa). Antes do envio, preencha os dados para a contabilidade — veja Dados para a contabilidade.
6. Com admissão Aprovada, use Criar cadastro do colaborador para gerar o registro e copiar os documentos anexados. Se a empresa tiver o módulo Ponto contratado, o formulário inclui Informações de ponto (tabela de feriados, escala, se bate ponto e, se não bater, o enquadramento do Art. 62) — os mesmos campos da ficha em Colaboradores, para não precisar reabrir o cadastro depois. O que já foi informado nos dados para a contabilidade (centro de custo, vínculo, ponto) vem preenchido; se a ficha ficou sem centro de custo, o campo vem em branco e o preenchimento é opcional. Senha do app de ponto e envio a relógios continuam na ficha do colaborador após a criação. Quando a empresa tem o módulo Medicina do Trabalho, a criação do cadastro já abre o ASO admissional pendente na aba Saúde — veja ASO admissional pendente.

Marcar como enviada

Às vezes o candidato preenche o formulário mas não chega a clicar em Enviar — e a admissão fica parada em Pendente ou Em preenchimento, sem poder ser aprovada. Nesse caso, no detalhe da admissão, clique em Marcar como enviada.

• O RH envia a admissão em nome do candidato. As etapas dele são encerradas e ele não preenche mais nada.
• Só funciona se não houver campo obrigatório pendente.
• Depois disso, a admissão fica Enviada e pode ser aprovada. O Histórico da admissão registra Enviado pelo RH.

Desfazer aprovação e editar respostas

Editar respostas: em qualquer fase depois do rascunho (e com a admissão não arquivada), o RH corrige o que o candidato digitou errado — por exemplo, um CPF trocado. No detalhe, clique no lápis Editar respostas do passo, ajuste os campos e informe o Motivo da alteração. Assinaturas e selfies são do candidato e não aparecem nessa tela. Cada campo alterado fica registrado com o valor anterior, o novo, quem alterou e o motivo; o Histórico da admissão mostra o evento Respostas editadas pelo RH.

Desfazer aprovação: se a admissão já foi aprovada e precisa voltar, use Desfazer aprovação e informe o Motivo. Ela volta para Enviado; depois você pode editar as respostas, solicitar correções ao candidato ou aprovar de novo. O histórico registra Aprovação desfeita.

• Não é possível desfazer quando o cadastro do colaborador já foi criado a partir da admissão ou quando ela está arquivada.
• Se a admissão já foi enviada à contabilidade, a tela avisa: ao aprovar de novo, reenvie com os dados corrigidos.

Pré-análise IA

No detalhe da admissão, o quadro Conferência automática aponta problemas de formato e coerência nas respostas, em todas as empresas.

Quando a empresa liga a pré-análise com IA, o mesmo quadro vira Pré-análise IA e ganha o botão Analisar com IA (depois, Refazer análise). A IA confere também os documentos anexados e lista possíveis inconsistências, com a evidência e, quando houver, uma Sugestão ao candidato.

• Fica disponível para admissões enviadas, em revisão ou aprovadas que ainda não foram à contabilidade.
• Na primeira vez, o RH confirma um aviso: as respostas e os documentos vão para um provedor de IA externo, configurado para não guardar os dados nem usá-los em treinamento. A confirmação vale para a empresa toda.
• Diferenças só de acento, maiúsculas e minúsculas, pontuação ou formato de data (por exemplo, "São Paulo" e "SAO PAULO") não viram apontamento.
• Em cada apontamento, use Ver campo, Conferido ou Ignorar (e Reabrir, se mudar de ideia).

A IA só aponta — a decisão é sempre do RH. Confira antes de agir.

Documento esperado: no modelo, cada campo de envio de arquivo pode indicar o Documento esperado, que a IA usa para conferir se o candidato mandou o arquivo certo. Para pedir um documento com foto sem exigir um tipo específico, escolha Documento de identificação (RG ou CNH): a IA aceita qualquer um dos dois, não aponta erro quando chega CNH no lugar de RG (ou o contrário) e diz no apontamento qual dos dois foi enviado. Campos chamados, por exemplo, "RG ou CNH" já recebem essa sugestão em Usar sugestão.

Etapas internas pelo RH

No detalhe da admissão, a área Etapas internas funciona como um checklist para o RH:

1. Clique em Iniciar etapas internas para liberar as tarefas da equipe (os responsáveis recebem o e-mail).
2. Cada etapa mostra situação, prazo, responsáveis e o progresso das atividades (por exemplo, 2/5 preenchidas). Abra o resumo para ver o que já foi feito e o que falta.
3. Use Executar para o próprio RH preencher e concluir a etapa, sem depender do responsável. Depois de concluída, o botão vira Ver execução.
4. Uma etapa que depende de um passo do candidato só pode ser executada depois que o candidato concluir esse passo — a tela avisa qual é.

Também ficam disponíveis Responsáveis (trocar quem executa), Notificar e, quando houver arquivo, Enviar ao candidato.

Reabrir tarefa: se uma tarefa interna foi concluída com algo errado, abra a tarefa e clique em Reabrir tarefa. Ela volta para Em andamento e as respostas ficam editáveis; conclua de novo depois de ajustar. Não é possível reabrir quando a admissão está arquivada ou já foi enviada à contabilidade.

Dados para a contabilidade

Antes de Enviar para contabilidade, o RH preenche a ficha com os dados contratuais. Sem estes campos o envio não acontece:

• cargo, departamento, data de entrada, salário e jornada;
• tipo de vínculo;
• quando a empresa tem o módulo Ponto: tabela de feriados e se o colaborador bate o ponto. Se não bater, informe o enquadramento da dispensa (Art. 62 ou fora do país). A escala também pode ser escolhida aqui.

O centro de custo é opcional, em todas as empresas: o campo continua na ficha, mas dá para salvar, enviar à contabilidade (ou gerar o TXT Domínio) e disparar o contrato sem informá-lo. Para remover um centro de custo já escolhido, abra a lista do campo e clique em Limpar seleção. Sem centro de custo, o PDF da contabilidade mostra — nessa linha (ou não traz a linha, se o campo estiver desmarcado em Campos do PDF).

Se um centro de custo, vínculo, escala ou tabela escolhido antes deixou de existir no cadastro, a tela pede para escolher de novo.

Campos do PDF: na mesma tela, o RH marca o que vai no PDF enviado à contabilidade — dados do candidato (nome, CPF, RG, título de eleitor, contato de emergência etc.), dados da ficha (cargo, salário, centro de custo, vínculo, ponto etc.) e as respostas extras do formulário. Perguntas como renda familiar e tamanho de camisa já vêm desmarcadas. A escolha fica guardada para os próximos envios da mesma admissão.

A observação (ex.: periculosidade, insalubridade) é opcional e vai no PDF e no e-mail.

Contrato após o OK da contabilidade

Quando o template está configurado para enviar o contrato só depois do OK da contabilidade (veja Quando enviar o contrato), o candidato não assina o contrato durante o formulário. No detalhe da admissão aparece o card Contrato de trabalho, com o andamento:

1. Enviado à contabilidade
2. OK da contabilidade confirmado
3. Contrato enviado para assinatura
4. Contrato assinado

Depois de enviar os dados à contabilidade e receber a confirmação, clique em Confirmar OK da contabilidade e enviar contrato. O contrato é gerado com os dados da admissão e o colaborador recebe o e-mail da ZapSign para assinar. O card mostra quem já assinou e, ao final, o botão Visualizar documento assinado. Se o template tiver vários contratos nessa condição, todos são enviados.

Retorno da contabilidade

Depois que a admissão é enviada à contabilidade, o detalhe ganha o card Retorno da contabilidade. Nele, o RH guarda os documentos que a contabilidade devolve (contrato, ficha de registro, recibo do eSocial…) e, se precisar, manda os PDFs para assinatura.

1. Arraste os arquivos para o card (ou clique para selecionar) e use Anexar documento(s). Até 10 MB por arquivo: PDF, Word, Excel, imagem ou TXT.
2. Para pedir assinatura, marque os PDFs e clique em Enviar para assinatura. Todos vão num envelope só.
3. Confira o Colaborador e os Signatários da empresa. Eles vêm da assinatura configurada no modelo da admissão; trocar ou adicionar alguém ali vale só para esse envio (Restaurar os configurados desfaz a troca).
4. O colaborador assina primeiro e recebe um único e-mail da ZapSign; depois assinam as pessoas da empresa.

Na área Assinaturas do card, acompanhe cada envelope e use Atualizar status, Reenviar e-mail ou Cancelar envelope (os links param de funcionar e os documentos ficam livres para um novo envelope).

Quando o colaborador já tem cadastro, os documentos anexados — e depois as versões assinadas — vão também para a aba Documentos da ficha. Remover um documento da admissão não apaga a cópia do cadastro. Só quem tem permissão para alterar a admissão como RH anexa e envia documentos.

Minhas tarefas (equipe interna)

Colaboradores indicados pelo RH acessam Minhas tarefas no módulo Admissão Digital. Lá veem apenas o que foi atribuído a cada um — organizado por candidato, com prazo e destaque quando estiver atrasado.

Quem executa a tarefa não vê documentos nem dados pessoais do candidato, nem as tarefas de outras pessoas. Ao concluir, o RH e o gestor que solicitou a contratação podem ser avisados, conforme a configuração da empresa.

O sistema envia lembretes de prazo (3, 2 e 1 dia antes) para tarefas ainda pendentes.

Compartilhar respostas de uma etapa com outras áreas

Algumas áreas só precisam do que foi respondido numa etapa — por exemplo, a TI precisa do equipamento escolhido, e não do restante da admissão. O RH pode compartilhar as respostas de uma etapa, do candidato ou interna, com colaboradores específicos.

1. No modelo: em cada etapa, use Compartilhar respostas com e escolha quem recebe. As admissões criadas a partir do modelo já começam com essas pessoas.
2. Na admissão: no detalhe, cada etapa mostra Compartilhar respostas para incluir ou tirar pessoas só daquela admissão.
3. Quando a etapa é concluída, quem recebe ganha um e-mail com o link para Compartilhamentos de admissão, onde vê as respostas daquela etapa, depois de entrar com o próprio acesso. Quem não tem outro acesso à admissão digital entra direto na aba Compartilhados comigo e não vê o resto do módulo.

Quem recebe vê só a etapa compartilhada, sem as outras etapas, e o que é pessoal ou sensível fica oculto:

• documentos e números de CPF, RG, CNH, documento de identificação, CTPS, PIS, título de eleitor e reservista;
• certidões de nascimento, de casamento e de dependentes, e laudo de pessoa com deficiência;
• dados bancários e PIX;
• sexo, raça ou cor, deficiência e cota de pessoa com deficiência, além de perguntas sobre saúde, religião ou orientação sexual;
• selfie;
• na assinatura, só a situação do documento (sem os links de assinatura); no termo de consentimento, só se foi lido e quando.

Continuam visíveis as demais respostas da etapa, como foto para crachá, comprovante de residência e escolaridade. Os arquivos abrem um por vez, pelo botão do próprio arquivo. O RH continua vendo a etapa completa, e só quem pode editar a admissão escolhe ou troca os destinatários.

Se a etapa for reaberta e concluída de novo, o e-mail não é enviado outra vez; quem for incluído depois da conclusão recebe o aviso na hora. Para avisar todos de novo, use Reenviar e-mail às áreas. As mudanças de destinatário, os envios e as consultas de quem recebe ficam no histórico da admissão.

Configurações

Configuração	Uso
Personalizar boas-vindas	Logo, nome e mensagem da tela inicial do link — ver Boas-vindas da admissão
Contabilidade	Telefone e destinatários para envio do pacote à contabilidade
Notificações do RH	E-mails que recebem aviso de novo pedido do gestor e de tarefas concluídas (se já houver lista de notificações de onboarding ou desligamento, ela pode ser reutilizada)

Status da admissão

Status	Significado
Pendente	Convite criado; candidato ainda não abriu
Em preenchimento	Candidato iniciou o formulário
Enviado	Candidato finalizou e enviou para análise
Em revisão	RH está analisando
Aprovado	RH aprovou; pode gerar cadastro e enviar à contabilidade
Pendência	RH solicitou correção ao candidato

aviso

O convite expira na data de validade definida pelo RH. Reenvie se necessário.

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Onboarding

Caminho: Colaboradores → Onboarding

Templates de checklist

Tela	Uso
Lista de templates	Reutilizar checklists padrão por cargo ou área
Novo / Editar template	Etapas, blocos (texto, arquivo, leitura, ZapSign), descrições

Nos blocos de Assinatura, configure o PDF e os signatários da empresa da mesma forma da admissão digital: Signatário 1 (obrigatório), Signatário 2 e Signatário 3 (opcionais). Antes de enviar o documento, o RH pode ajustar os e-mails no card do onboarding, se necessário.

Salvar um onboarding em andamento como template acelera novos processos.

Pré-requisito entre etapas

No editor do template, cada etapa pode depender de etapas anteriores. Em Pré-requisitos, marque as etapas que precisam estar concluídas (ou use Todas as anteriores). Sem marcação, a etapa fica liberada desde o início.

• Só é possível escolher etapas que vêm antes na ordem. Se você reordenar e uma dependência passar a ficar depois, o editor avisa Pré-requisito inválido.
• Na lista de etapas do editor aparece "depende de 1, 2…". Ao remover uma etapa, o sistema avisa quais outras deixarão de depender dela.
• Para o colaborador, a etapa aparece com cadeado e o texto Libera após seguido das etapas que faltam. Ao abrir, ele vê Etapa bloqueada e a lista do que precisa concluir antes. A etapa abre sozinha assim que as anteriores forem finalizadas.
• O RH e o gestor continuam podendo mexer na etapa normalmente; no kanban de gestão ela aparece com o selo Bloqueada p/ colaborador.
• Etapa bloqueada não gera aviso de prazo.

A regra vale para onboardings criados depois de configurar o template (e é copiada ao duplicar ou salvar como template). Onboardings que já estavam em andamento não mudam.

Operar onboardings

1. Lista — filtros por colaborador, líder, datas, status (Não iniciado, Em andamento, Finalizado, Rascunho).
2. Novo onboarding — escolha colaborador e checklist. O processo nasce em rascunho e não aparece para o colaborador alvo até o RH enviar/publicar. Gestores com Minha Equipe continuam vendo rascunhos dos liderados.
3. Kanban — mova etapas; abra o card para ver blocos, uploads, comentários e assinaturas. Em rascunho, use o board do RH (não a visão do colaborador) para terminar o checklist e enviar.
4. Visão do colaborador — quem está sendo integrado só vê o onboarding depois do envio, numa tela simplificada com a checklist do que precisa concluir. Depois da conclusão, o colaborador mantém acesso somente leitura ao kanban para consultar materiais.

Status do onboarding (geral)

Calculado automaticamente a partir das etapas:

Status	Quando
Não iniciado	Nenhuma etapa em andamento ou finalizada
Em andamento	Ao menos uma etapa iniciada ou concluída
Finalizado	Todas as etapas finalizadas
Rascunho	Onboarding ainda não publicado/enviado — status não é sobrescrito

Integrações

• ZapSign — assinatura de documentos nas etapas (mesmo padrão da admissão digital): colaborador assina primeiro; depois a empresa (de 1 a 3 pessoas). A etapa só conclui quando todas as assinaturas estiverem feitas.
• E-mail — notificações conforme eventos configurados na operação.

Etapa de assinatura “travada”

Se o colaborador já assinou mas a etapa continua pendente, verifique se falta assinatura de alguém da empresa (de um a três signatários, conforme o template). Se a etapa estiver com cadeado para o colaborador, veja Pré-requisito entre etapas.

e-NPS no onboarding

Quando ativo na empresa, o colaborador pode avaliar a experiência de integração ao final do checklist. Configure e-NPS obrigatório no template para exigir resposta antes de concluir. Detalhes: e-NPS no onboarding.

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Desligamento (offboarding)

Caminho: Colaboradores → Offboarding

O fluxo é parecido com o da pré-admissão / contratação: o gestor (ou o RH) abre a solicitação de desligamento; o pedido entra na fila do RH. O RH analisa, aprova (inicia o processo) ou recusa com motivo — o gestor vê o motivo na solicitação (também chega por e-mail).

Na abertura, dá para anexar a carta de desligamento. Nas Configurações do módulo, a empresa define se esse anexo é obrigatório ou opcional, e cadastra datas restritas (só alertar ou bloquear a data).

O RH vê a empresa inteira na fila; o gestor vê só as solicitações que ele abriu. Se o anexo for obrigatório e o envio do arquivo falhar, a solicitação é cancelada automaticamente — não fica na fila. O solicitante abre de novo quando o documento estiver pronto.

Ao desligar um gestor, transfira os liderados antes de confirmar.

Se a empresa liga a Solicitação completa, o gestor informa sigilo, motivos tabelados, evidências, remuneração variável e aviso prévio, e o RH precisa validar a solicitação antes de iniciar o processo — veja Solicitação completa.

Para receber algo da pessoa desligada pelo e-mail pessoal, inclua no checklist uma etapa em que Quem preenche é Colaborador, do tipo Formulário externo. Os modelos Carta de demissão e ASO demissional ajudam a começar, e o RH pode pedir correção por campo. Veja Montar as etapas do template.

Guia completo: Desligamento (offboarding).

Assinatura de documentos no desligamento

Em etapas de assinatura digital, o RH anexa o PDF, informa o e-mail pessoal do colaborador e define quem assina pela empresa (até três pessoas). O colaborador assina pelo link recebido por e-mail; a empresa completa as assinaturas restantes.

Quando a rescisão tem vários documentos (termo, ficha, seguro-desemprego, FGTS…), a etapa pode agrupá-los numa única assinatura: o colaborador recebe um só e-mail e assina tudo de uma vez. Veja Vários documentos numa única assinatura.

Depois do desligamento, o PDF fica na ficha na aba Desligado → Documentos → Documentos do desligamento (RH/gestor), no processo concluído de Offboarding e no menu Colaboradores → Documentos (filtro inclui desligados). A pessoa desligada não acessa a rescisão em Meus documentos.

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Holerites — operação

Caminho: Colaboradores → Holerites

Listagem

Filtros: colaborador, tipo de documento, mês/ano de referência. Ordenação por colunas. Paginação para grandes volumes.

Publicar um holerite

1. Novo ou upload de PDF.
2. Selecione colaborador, tipo (veja tabela abaixo), mês de referência e título.
3. Envie o arquivo — o sistema armazena de forma segura e registra auditoria.
   • Formatos aceitos: PDF, PNG ou JPEG, com até 20 MB.
   • O conteúdo é conferido: o arquivo precisa ser de fato do formato informado. Um arquivo de outro tipo renomeado para .pdf, por exemplo, é recusado com a mensagem “O conteúdo do arquivo não corresponde ao formato informado” e nada é gravado. Se um PDF legítimo for recusado, gere o arquivo de novo no sistema de folha.
4. Use Notificar (ou seleção em lote) para confirmar o envio de e-mail aos colaboradores.

Tipos de documento

Tipo	Exemplo de uso
Holerite	Contracheque mensal
Holerite Complementar	Contracheque complementar (ajustes, diferenças, segunda via de complemento)
13º Salário	Recibo da gratificação natalina (1ª ou 2ª parcela, ou parcela única)
Informe de rendimentos	Declaração anual
Férias	Documento ligado a férias
Adiantamento	Comprovante de adiantamento salarial (pagamento antecipado da folha)
Outros	Comunicados ou anexos de folha classificados pelo RH

Importação em lote

1. Informe tipo, mês de referência e título do lote.
2. Selecione um ZIP, um PDF multipágina, arquivos PDF/PNG/JPEG avulsos ou uma pasta.
3. O sistema tenta identificar a pessoa pelo CPF no nome do arquivo, da pasta ou no conteúdo. Sem CPF, pode usar nome com pelo menos dois termos combinado à data de admissão.
4. Em PDF multipágina, páginas consecutivas identificadas como a mesma pessoa são reunidas em um único documento.
5. Revise linha por linha no preview, inclusive substituições e arquivos sem associação. Abra o arquivo pelo nome para conferir o conteúdo.
6. Marque a declaração de conferência e confirme apenas os itens válidos.

aviso

Holerites contêm dados financeiros sigilosos. A associação automática auxilia o processo, mas não substitui a conferência do RH.

Notificar colaboradores

Selecione um ou mais documentos e use Notificar. O resumo separa quem receberá e-mail, quem já foi notificado, quem está sem e-mail válido e quem está inativo. Por padrão, documentos já notificados são ignorados; marque reenviar somente quando houver necessidade.

O canal padrão envia o aviso transacional com acesso aos holerites. Quando a empresa possui Comunicação Interna, a tela também pode oferecer o canal de comunicação disponível.

Visualização e exclusão

• Visualizar abre o arquivo em link seguro e temporário. O link vale cerca de 1 minuto: se a aba ficar aberta e for recarregada depois disso, volte à lista e clique em Visualizar de novo.
• Nome do arquivo ao salvar: nos holerites enviados a partir de outubro de 2026, o arquivo é guardado com um nome em código, sem o nome original. O nome original costuma trazer CPF e nome do colaborador, e por isso deixou de fazer parte do endereço do arquivo. Ao salvar pelo navegador, renomeie se quiser.
• Excluir remove registro e arquivo (conforme permissão).
• Aba ou painel de Histórico — publicação, visualização, exclusão, importação e notificação. O histórico pode ser exportado em CSV para auditoria.

Documentos no perfil

Holerites também podem ser expostos na área Meus documentos do colaborador.

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Organograma

Caminho: Colaboradores → Organograma

Visualização

• Árvore hierárquica respeitando o escopo de acesso descrito em Permissões por área.
• Busca por nome, cargo ou área; ao localizar uma pessoa, a árvore abre a cadeia de líderes e centraliza o resultado.
• Expansão ou recolhimento por níveis, controles de zoom e painel com liderados diretos.
• Exportação em imagem PNG (alta resolução; se a árvore for larga demais para um único arquivo nítido, o sistema baixa um ZIP com recortes), PDF hierárquico ou Excel.

Edição

Com Ver Colaboradores – Todos e Permitir adicionar Colaborador:

1. Clique em um nó → Editar colaborador.
2. Ajuste líder imediato, cargo e demais campos do modal.
3. Salve — a árvore é recarregada.

Também é possível transferir liderados pelo nó. Tipos de vínculo ocultados em Configurações → Definições gerais → Organograma e Hierarquia não aparecem; se o vínculo ocultado for um líder, seus subordinados ficam sem esse líder direto na árvore.

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Importação por planilha

Caminho: menu Importação (área de administração — visível para administradores da empresa).

Serve para a carga inicial ou para atualizar muitos registros de uma vez. Todas as telas seguem o mesmo roteiro:

1. Baixe a planilha modelo — ela já vem com exemplos e uma aba de Instruções explicando cada coluna.
2. Preencha e envie o arquivo Excel (.xlsx ou .xls) e clique em Processar planilha. Nada é gravado ainda.
3. Confira a revisão linha a linha: o que será criado, o que será atualizado (registro que já existe) e as linhas com erro, com o motivo.
4. Confirme a importação. Só as linhas prontas são gravadas; corrija as linhas com erro e envie de novo se quiser incluí-las.

Importe na ordem das dependências: departamentos, filiais, grupos de permissão e cargos antes de colaboradores; escalas antes de colaboradores que vão usá-las; e o banco de horas por último.

Cargos com níveis e faixas salariais

Na planilha de Cargos, use uma linha por nível do cargo:

• Nivel/Senioridade (opcional) — o nível do cargo na Engenharia de cargos (por exemplo, Júnior, Pleno, Sênior). Se o nível já existir no cargo, ele é atualizado; senão, é criado. Deixar vazio só cria ou atualiza o cargo.
• Salario_min e Salario_max (opcionais) — a faixa salarial daquele nível. A faixa exige o nível preenchido, e o mínimo não pode ser maior que o máximo. Deixar a faixa vazia não apaga uma faixa já cadastrada.
• Grupo de permissão — basta informar na primeira linha de cada cargo; as linhas seguintes do mesmo cargo herdam.

A mesma combinação de cargo e nível não pode aparecer duas vezes na planilha.

Nível do colaborador

Na planilha de Colaboradores, a coluna Nivel/Senioridade (logo depois de Cargo) é opcional. O nível precisa já existir na Engenharia daquele cargo. Se não existir, a linha não falha: a revisão mostra um aviso e o colaborador é importado só com o cargo. Deixar a coluna vazia não altera o nível de quem já está cadastrado.

Ponto na planilha de colaboradores

A planilha de Colaboradores também traz as colunas do grupo Ponto (para empresas com o módulo Ponto):

• Bate o ponto — Sim ou Não. Vazio, ao criar, assume Sim; ao atualizar, vazio não altera. A planilha também aceita uma coluna Dispensa, em que Sim significa que a pessoa não bate ponto.
• Dispensa ponto (artigo) — obrigatória quando Bate o ponto = Não. É o motivo da dispensa: I (atividade externa), II (cargo de gestão), III (teletrabalho por produção) — incisos do Art. 62 da CLT — ou EX (trabalho fora do país).
• Escala — nome da jornada já cadastrada no Ponto. Se a escala não existir, a revisão acusa Escala não encontrada e pede para importá-la antes. Vazio não remove a escala atual.

Escalas e banco de horas

Com o módulo Ponto, o menu Importação ganha dois itens:

Importação → Escalas — a planilha tem duas abas:

• Escalas: uma linha por jornada, com nome, regime (semanal, 12x36 ou bisemanal), tolerância, intervalos mínimos, se é a escala padrão etc.
• Dias: a jornada de cada dia (Seg a Dom), com o tipo do dia (trabalhado, compensado ou descanso), o percentual de hora extra e os horários (por exemplo, 08:00-12:00;13:30-18:00). Na escala bisemanal, informe também a semana (1 ou 2).

Se já existir uma escala com o mesmo nome, ela é atualizada.

Importação → Banco de horas — lança o saldo de banco de horas (por exemplo, o saldo inicial vindo do sistema anterior):

• Identifique a pessoa por CPF ou e-mail. Ela precisa já existir no Ponto.
• Informe Data, Horas (hh:mm, sempre positivo) e Tipo: Crédito soma ao saldo, Débito diminui. Vazio vale como crédito.
• Observação é opcional.

O lançamento entra como ajuste de saldo. Reenviar a mesma planilha não duplica: o mesmo colaborador, data e valor não é lançado de novo.

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Home RH

O painel inicial pode exibir o atalho Admissão para quem também vê Admissão Digital no menu.

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Checklist operacional do RH

Fase	Ações
Pré-admissão	Modelo ativo → pedido do gestor (se houver) ou nova admissão → RH analisa → iniciar processo → acompanhar candidato e equipe → aprovar → PDF/contabilidade → criar cadastro
Integração	Template onboarding (com pré-requisitos, se houver) → novo onboarding → acompanhar kanban → encerrar quando todas etapas finalizadas
Carga inicial	Importação: cargos (níveis e faixas) → escalas → colaboradores → banco de horas
Folha mensal	Importar ou publicar holerites → Notificar colaboradores (e-mail) → conferir logs
Estrutura	Revisar organograma após movimentações de líder
Acesso	Revisar grupos de permissão ao criar novos perfis (gestor vs. colaborador)

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Suporte e visibilidade

Matriz completa de menu × módulo × permissão: consulte a documentação interna da plataforma.

Sintoma	Verificar
Sem Holerites ou Admissão Digital	Módulo Gestão de Pessoal contratado
Sem Onboarding	Funcionalidade Novo Onboarding ativa + permissões de onboarding no grupo
Gestor não vê holerites da equipe	Ver holerite dos liderados no grupo + hierarquia (líder imediato) correta no cadastro
Gestor não vê lista de colaboradores	Normal se o grupo só tem Ver holerite dos liderados — use o menu Holerites
Gestor não vê Minhas solicitações	Conceder Permite solicitar admissão digital - gestor no grupo
Responsável não vê Minhas tarefas no menu	Conceder Permite acessar tarefas da admissão digital no grupo; o link do e-mail continua valendo se a pessoa já estiver indicada no processo
Responsável vê o menu mas a lista está vazia	Confirmar se o RH indicou essa pessoa na admissão
Colaborador sem holerite	Publicação feita + arquivo vinculado ao colaborador correto