Documentos e assinatura digital
O menu Colaboradores → Documentos reúne em um só lugar os documentos que precisam de assinatura ou que já foram assinados — vindos de férias, onboarding, desligamento e envios avulsos do RH.
O menu Documentos aparece quando a empresa contrata o módulo de assinatura digital. O hub de assinatura (envio de novos documentos para assinatura) é parte desse pacote — fale com o time TAGGUIRH se tiver interesse.
Quem acessa
| Perfil | O que vê |
|---|---|
| RH | Documentos de toda a empresa (com permissão de documentos do colaborador) |
| Gestor | Próprios documentos e dos liderados, quando tiver Ver documentos dos liderados |
| Colaborador | Apenas os próprios documentos (férias, onboarding e envios do RH). Não lista documentos de desligamento |
Permissões relacionadas
| Permissão | Uso |
|---|---|
| Permite Acessar todos os documentos do Colaborador - RH | RH vê e acompanha documentos de qualquer pessoa |
| Ver documentos dos liderados | Gestor consulta documentos da equipe (é diferente de ver holerite) |
| Ver holerite dos liderados | Gestor consulta holerites da equipe |
| Ver próprio holerite | Colaborador acessa os próprios documentos |
| Permite Adicionar Documentos para o Colaborador | RH envia novos documentos para assinatura pelo hub |
A aba Documentos na ficha do colaborador (cadastro) continua existindo para anexos gerais — o menu Documentos é a central de assinaturas e documentos formalizados.
O que aparece na lista
Os documentos são agrupados por origem:
| Origem | Exemplos |
|---|---|
| Férias | Aviso e recibo de férias assinados |
| Onboarding | Etapas com assinatura digital |
| Offboarding | Documentos do processo de saída (desligamento) |
| Documento | PDFs enviados pelo RH nesta tela |
Filtre por situação: pendente de assinatura, assinado, cancelado ou com erro.
O filtro de colaborador inclui quem está ativo, suspenso ou desligado. Desligados aparecem como Nome (Desligado). O RH vê a empresa; o gestor vê a equipe (e desligados do processo que abriu). Para enviar um novo documento para assinatura, o seletor de destinatário continua listando só ativos.
Enviar documento para assinatura (RH)
- Abra Colaboradores → Documentos.
- Use Novo documento (ou equivalente na tela).
- Selecione o colaborador, anexe o PDF e informe quem deve assinar (colaborador e, se necessário, pessoas da empresa).
- Envie — o sistema dispara o fluxo de assinatura por e-mail (mesmo padrão de admissão, onboarding e férias).
Acompanhe o andamento na lista até o status assinado.
Lembretes de assinatura
Quem ainda não assinou recebe lembretes por e-mail. Os lembretes valem para os documentos de origem Documento (enviados pelo RH nesta tela).
Lembretes automáticos
A plataforma reenvia sozinha a solicitação de assinatura para quem está pendente:
| Regra | Como funciona |
|---|---|
| Frequência | A cada 3 dias, em dias úteis, pela manhã |
| Limite | Até 3 lembretes por documento |
| Prazo | Só para documentos enviados nos últimos 15 dias |
| Quem fica de fora | Colaborador desligado, documento já assinado ou que não está mais pendente |
Os lembretes automáticos funcionam quando a empresa tem o recurso de assinatura digital liberado. Não é preciso configurar nada.
Reenviar lembrete de um documento
Na linha de um documento pendente, clique no ícone Reenviar lembrete de assinatura. Se já houve um lembrete (manual ou automático) nos últimos 30 minutos, o reenvio é recusado para evitar e-mails repetidos.
Lembrar todos os pendentes de uma vez
- Em Colaboradores → Documentos, clique em Lembrar pendentes (no topo da tela).
- O sistema conta quantos documentos estão pendentes e pergunta Lembrar pendentes?, informando a quantidade. Se houver um colaborador filtrado, só os documentos dele entram.
- Clique em Reenviar. O botão mostra o andamento (Enviando… 12/40).
- Ao final, aparece um resumo: lembretes reenviados, pulados (lembrete enviado há menos de 30 minutos), documentos que já não tinham assinatura pendente, falhas e pessoas que não puderam ser notificadas (confira o e-mail delas).
- Documentos de colaboradores desligados ficam fora do envio em massa.
- O botão fica indisponível quando a lista está filtrada por outra origem (Férias, Onboarding ou Offboarding).
Os dois botões aparecem para quem tem Permite Adicionar Documentos para o Colaborador.
Situações do documento
| Situação | Significado |
|---|---|
| Pendente | Aguardando uma ou mais assinaturas |
| Assinado | Todas as partes concluíram |
| Cancelado | Processo encerrado sem conclusão |
| Erro | Falha na integração de assinatura — acione o suporte ou reenvie |
Boas práticas
- Centralize consultas de assinatura em Documentos, em vez de procurar em cada módulo.
- Antes de desligar alguém, confira se há documentos pendentes na lista.
- Deixe os lembretes automáticos trabalharem; use Lembrar pendentes para uma cobrança pontual (ex.: fechamento do mês).
- Para recibos de férias, o colaborador e terceiros podem validar autenticidade pelo link público — veja Verificação pública de recibo.
Guias relacionados: Holerites — RH · Onboarding · Desligamento.