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Templates avançados de admissão

Além de perguntas, anexos e assinaturas, o template de Admissão Digital pode montar documentos e experiências específicas para cada processo.

Arquivo do campo de assinatura​

Todo campo de assinatura precisa do documento que o candidato vai assinar: o PDF ou, no Contrato Vivo, o DOCX. Sem ele, a plataforma não deixa:

  • publicar o template: o aviso diz a etapa e o campo que estão sem arquivo;
  • enviar a admissão para o candidato, nem criar a admissão já enviando o convite.

Salvar o template ou a admissão como rascunho continua liberado.

Cada admissão guarda a sua própria cópia do campo de assinatura. Se você anexar o PDF no template depois que a admissão foi criada, anexe também no campo de assinatura da admissão. Se o candidato chegar ao passo de assinatura e o arquivo estiver faltando, ele vê o aviso "O documento para assinatura ainda não foi configurado pela empresa. Avise o RH responsável pela sua admissão."

Contrato Vivo​

O Contrato Vivo usa um arquivo DOCX como base. Os dados coletados no formulário são ligados ao documento por placeholders ou por marcações visuais posicionadas nas páginas.

  1. Envie o DOCX do contrato.
  2. Relacione cada campo do formulário ao local correspondente.
  3. Revise a prévia de todas as páginas.
  4. Teste campos longos, opcionais e condicionais antes de publicar.

Se o DOCX obrigatório não estiver configurado corretamente, o template não consegue gerar o contrato e o RH precisa corrigir a configuração.

Quando enviar o contrato​

No campo de assinatura com Contrato Vivo, escolha em Quando enviar o contrato:

  • Durante admissão (candidato) — o candidato assina o contrato enquanto preenche o formulário (comportamento padrão).
  • Após OK da contabilidade (RH dispara) — o candidato não assina nesse passo. Depois que o RH envia os dados à contabilidade e recebe a confirmação, ele clica em Confirmar OK da contabilidade e enviar contrato no detalhe da admissão; o contrato é gerado e vai por e-mail para assinatura.

O andamento fica no card Contrato de trabalho do detalhe da admissão. Passo a passo em Contrato após o OK da contabilidade.

Marcação no contrato​

Quando o contrato tem marcações (o candidato coloca um X num lugar do documento antes de assinar), escolha em Como o candidato marca:

  • Escolher uma opção — o candidato marca uma entre as opções do contrato (por exemplo, modelo presencial ou remoto). Exige duas zonas ou mais.
  • Ciência e aceite — a opção já está definida pela empresa e o candidato só assinala para dar ciência. Uma zona basta. Marcar continua obrigatório para liberar a assinatura.

Templates que já usavam marcação continuam no modo Escolher uma opção.

Vários contratos numa única assinatura​

Quando um passo tem dois ou mais contratos para assinar, aparece a opção Agrupar os contratos deste passo numa única assinatura. Com ela ligada, o candidato recebe um único convite, valida o código uma vez e assina todos os contratos na mesma sessão — em vez de um convite, um código e um comprovante para cada contrato. A própria opção mostra a diferença de e-mails entre agrupar e enviar um a um.

  • O limite é de 15 documentos por passo. Acima disso, divida os contratos em dois passos.
  • Todos os contratos do grupo têm os mesmos signatários da empresa. Se os e-mails forem diferentes entre os contratos, o editor avisa para igualá-los antes de publicar.
  • Contratos com marcação continuam pedindo o X; o envio para assinatura acontece depois da última marcação.
  • Cada documento continua contando como um documento no plano de assinaturas da empresa.

Se o template tiver vários contratos configurados para após o OK da contabilidade, todos eles são disparados quando o RH confirma o OK.

Condição de exibição​

Em cada campo do editor, use + Adicionar condição para mostrar o campo só quando outra pergunta tiver uma resposta específica: "Mostrar quando a pergunta … For respondida com …".

  • A pergunta usada como condição precisa estar no mesmo passo e ser do tipo Sim/Não ou seleção única.
  • O cabeçalho do campo mostra um resumo, por exemplo Aparece quando "Possui deficiência?" = Sim.
  • O editor avisa quando a regra não vai funcionar como parece: pergunta de outro passo, opção removida, regra sem valor ou pergunta que também é condicional.
  • Use Remover condição para o campo voltar a aparecer sempre.

Pré-visualizar o template​

Para conferir o que foi montado sem criar uma admissão, use Pré-visualizar (formulário completo, com a tela de boas-vindas da empresa) ou Testar passo (abre direto no passo selecionado). Funciona até com o template ainda não salvo.

Nada é salvo: os arquivos ficam só no navegador, a assinatura é simulada e nenhum e-mail é enviado. Na pré-visualização dá para:

  • alternar entre Computador e Celular e trocar o idioma;
  • ligar ou desligar Exigir obrigatórios, incluir os passos internos e Recomeçar;
  • acompanhar o Roteiro, com o progresso dos campos obrigatórios e as condições de exibição do passo, mostrando ao vivo quais estão valendo;
  • ver, ao final, o resumo do que o RH receberia.

Idiomas​

O template pode oferecer traduções adicionais. Revise títulos, instruções, opções e documentos em cada idioma; alterar o texto principal não garante que versões já traduzidas tenham sido atualizadas.

Selfie para o ponto​

Inclua Selfie para o ponto eletrônico quando o cadastro precisar dessa imagem. O candidato pode capturar pela câmera ou enviar uma foto, conforme o formulário. Na revisão, o RH confere a imagem antes de criar o colaborador.

Endereço e banco fora do Brasil​

No formulário que a pessoa candidata preenche:

  • Em Endereço, dá para escolher o país (Brasil, Estados Unidos ou outro). Fora do Brasil, o código postal e o estado acompanham o país — por exemplo, nos EUA o estado aparece na lista americana. O bairro deixa de ser obrigatório nesses casos.
  • Em Dados bancários, além da lista de bancos do Brasil, existe a opção Outro / banco internacional: a pessoa informa o nome do banco e os dados da conta em texto livre.

Se a admissão já estiver em andamento, depois que a atualização estiver no ar basta atualizar a página do link. Não é preciso criar um convite novo.

Trocar documento enviado​

Enquanto o passo ainda estiver aberto para preenchimento, a pessoa pode trocar ou remover um arquivo que já enviou. Depois que o passo for concluído (ou ficar só para leitura), essa alteração deixa de ficar disponível.

Cada admissão gera acesso próprio por link e QR. O RH pode copiar o acesso para facilitar a abertura ou retomada pelo candidato. O link continua sujeito à validade configurada e não deve ser compartilhado com terceiros.

Veja também: Admissão Digital — RH.