Benefícios
O módulo Gestão de Benefícios reúne em um só lugar os benefícios que a empresa oferece: plano de saúde, odontológico, vale-refeição, transporte, seguro de vida, previdência, saldo flex e outros. O RH monta o catálogo com as regras de cada benefício (quem pode aderir, quanto custa, quem paga, quais documentos são exigidos), o colaborador solicita pelo próprio catálogo, o gestor e o RH aprovam, e cada adesão ativa pode gerar automaticamente os eventos de custo (custo da empresa e desconto em folha do colaborador).
Ficha do colaborador: Colaboradores — RH · Custos: Eventos de custo · E-mails do RH: Definições gerais · Permissões: Grupos de permissões · Indicadores: Dashboards.
Quem usa o quê
Dentro do módulo, tudo depende de permissão. Sem nenhuma das permissões abaixo, a pessoa não vê o menu Benefícios.
| Perfil | Permissão | O que vê ou faz |
|---|---|---|
| RH (gestão) | Gerir benefícios | Cadastra e edita benefícios, categorias e fornecedores; aprova, reprova, pausa, cancela, reajusta e porta adesões; inclui colaboradores em lote; abre respostas e documentos; usa o Financeiro, exporta relatórios e configura a retenção de dados |
| RH (consulta) | Ver benefícios – Todos | Consulta o catálogo, a fila e o histórico de adesões e os relatórios da empresa inteira, sem alterar nada e sem exportar |
| RH (documentos) | Ver respostas de benefícios | Abre as respostas e os documentos enviados pelos colaboradores nas solicitações. Quem tem só Ver – Todos vê as adesões, mas não o conteúdo das respostas e anexos |
| Colaborador | Solicitar benefícios | Vê o catálogo, solicita benefícios, acompanha as próprias adesões em Minhas adesões, pede pausa ou cancelamento e reenvia documentos |
| Gestor | — (vínculo de liderança) | Aprova ou reprova, antes do RH, as solicitações, pausas e cancelamentos dos liderados diretos nos benefícios que exigem aprovação do gestor. O gestor é quem está no campo Líder da ficha do colaborador |
Gerir benefícios já inclui o que Ver – Todos e Ver respostas permitem. Nenhuma delas inclui Solicitar benefícios: se a equipe de RH também vai aderir a benefícios pelo catálogo, adicione Solicitar benefícios ao grupo dela.
Como habilitar
- Módulo: a empresa precisa ter o módulo Gestão de Benefícios contratado. Sem o módulo, nada desta página aparece (menu, catálogo, aba do dashboard) e nenhum e-mail é enviado.
- Permissões: em Configurações → Grupos de permissões, adicione as permissões do módulo aos grupos certos. Nenhuma delas entra em grupo automaticamente.
- Gerir benefícios
- Ver benefícios – Todos
- Ver respostas de benefícios
- Solicitar benefícios
- E-mails do RH: em Configurações → Definições gerais, cartão Identificação e Contato da Empresa, preencha E-mails — pendências de benefícios (separe por vírgula ou ponto e vírgula). Sem esse campo, os colaboradores continuam conseguindo solicitar, mas o RH não recebe os avisos por e-mail.
Coloque Solicitar benefícios no grupo que reúne todos os colaboradores e Gerir benefícios no grupo do RH responsável pelos benefícios. Para quem só acompanha (por exemplo, o financeiro), use Ver benefícios – Todos; acrescente Ver respostas de benefícios apenas se a pessoa realmente precisar ver documentos pessoais.
Menu do módulo
No menu da plataforma, o item Benefícios mostra apenas o que cada pessoa pode usar:
| Item | Abas internas | Quem vê |
|---|---|---|
| Adesões | Adesões (fila da empresa), Equipe (fila dos liderados) e Histórico (adesões já decididas) | Gerir ou Ver – Todos |
| Relatórios | Relatórios e Financeiro (só Gerir) | Gerir ou Ver – Todos |
| Catálogo | Catálogo e Minhas adesões | Solicitar, Gerir ou Ver – Todos |
| Cadastro | Cadastro e Configurações | Gerir |
O gestor chega à fila da equipe (Benefícios › Adesões › Equipe) pelo link Ver fila da equipe do e-mail que recebe a cada pendência de um liderado.
Configuração
Categorias, fornecedores e eventos já existentes
Onde: Benefícios → Cadastro → Configurações (exige Gerir benefícios).
| Seção | Para que serve |
|---|---|
| Categorias | Agrupam os benefícios no catálogo e nos relatórios. A empresa já começa com Saúde, Odontológico, Alimentação/Refeição, Transporte/Mobilidade, Educação, Bem-estar, Seguro de vida, Previdência e Outros; dá para criar, renomear e desativar |
| Fornecedores | Operadoras e prestadores (nome, CNPJ e contato). O fornecedor aparece no cadastro do benefício e no relatório Por benefício/fornecedor |
| Eventos de custo já cadastrados | Para empresas que já lançavam benefícios à mão em Custos: vincule cada tipo de evento a um benefício do catálogo (ou escolha Não vincular). Quando uma adesão desse benefício for ativada, o sistema reaproveita os tipos de evento e encerra o evento manual na véspera da ativação, para o custo não ser contado duas vezes. Desfazer o vínculo não apaga nenhum evento |
| Retenção e expurgo LGPD | Define por quantos anos guardar os dados pessoais de solicitações reprovadas ou canceladas (ver LGPD e segurança) |
O formulário no topo de Categorias e de Fornecedores serve só para adicionar. Para alterar um item, clique em Editar na linha dele: os campos abrem na própria linha, destacada, com Salvar e Cancelar (Enter salva, Esc cancela). Se algo impedir o salvamento, como um CNPJ incompleto, o aviso aparece embaixo do campo, na mesma linha.
Cadastrar um benefício
Onde: Benefícios → Cadastro → Novo benefício. A lista de benefícios tem filtros por status, categoria, tipo de custeio e restrição, mostra quantas adesões ativas cada um tem e, em cada linha, os botões Incluir colaboradores, Reajustar adesões ativas e Editar.
O formulário é dividido em blocos:
1. Identificação — nome, resumo curto (aparece no card do catálogo), Categoria e Fornecedor (ou Sem fornecedor).
2. Como funciona — material de apresentação para o colaborador: Imagem de capa (JPEG, PNG, WebP ou GIF, até 5 MB) e um texto com formatação, imagens e links (rede credenciada, carências da operadora, como usar o cartão etc.). No catálogo, o card ganha o botão Como funciona.
3. Custeio — quanto custa e quem paga.
Em Como o custo é calculado, escolha:
| Modo | Quando usar |
|---|---|
| Valor mensal fixo | O mesmo valor todo mês, com ou sem tabela por idade. É o padrão |
| Por dia útil | O valor do mês é o valor por dia multiplicado pelos dias úteis daquele mês. Indicado para vale-refeição e vale-alimentação. Veja Benefício por dia útil |
| Tipo de custeio | Como fica o desconto do colaborador |
|---|---|
| Empresa paga 100% | Sem desconto em folha |
| Subsidiado (empresa + colaborador) | A empresa paga o Percentual da empresa (%) e o colaborador, o restante |
| Colaborador paga 100% | O colaborador paga o custo total |
| Percentual do salário do colaborador | Desconto de um percentual do salário, limitado ao custo total (ex.: vale-transporte de 6%). O valor é calculado pelo RH na aprovação |
| Saldo flex mensal | O colaborador recebe um Crédito mensal flex (R$) para usar ao longo do mês |
- O formulário mostra a prévia do Desconto do colaborador; se precisar, ligue Definir desconto manualmente.
- Faixas etárias (opcional): informe Idade mín., Idade máx. e Custo (R$) e use Adicionar faixa. As idades valem inclusive, contadas em anos completos. Quem está numa idade sem faixa (ou não tem data de nascimento na ficha) usa o custo total; por isso, se houver lacunas entre as faixas, preencha o custo total.
- Opções do plano (opcional): use quando o colaborador escolhe entre variações do mesmo plano, como acomodação em apartamento ou enfermaria. Veja Opções do plano.
Benefício por dia útil
Com Por dia útil selecionado, o formulário pede:
- Valor por dia útil (R$) — maior que zero.
- Dias que contam — os dias da semana que entram na conta (padrão: segunda a sexta). Pelo menos um dia fica marcado.
Como o valor do mês é calculado:
- Os feriados saem do calendário do Ponto do colaborador. Se a empresa não usa o Ponto, valem os feriados cadastrados em Férias.
- O custo é lançado mês a mês, e o valor muda conforme os dias úteis de cada mês.
- Quem entra no meio do mês recebe só os dias úteis a partir da adesão.
- Neste modo não há dependentes nem saldo flex.
No catálogo, o card mostra o valor por dia útil. Ao solicitar, o colaborador vê a estimativa do mês (por exemplo, "R$ 35,00/dia × 21 dias úteis em outubro/2026 = R$ 735,00"), já descontando os feriados. No detalhe da adesão, o RH acompanha a Memória de cálculo de cada mês: quantos dias úteis entraram, o valor e os feriados descontados. Se o calendário de feriados não responder, o mês fica aguardando e o valor é lançado assim que ele responder.
Opções do plano
Clique em Adicionar opções ao plano para oferecer variações do mesmo plano (por exemplo, apartamento e enfermaria):
- Em Nome da escolha, diga o que o colaborador está escolhendo (ex.: Acomodação).
- Para cada Opção, informe o nome e monte a tabela de faixas etárias dela. Use Adicionar opção para incluir outra.
- Desmarque Disponível para novas adesões para tirar uma opção do catálogo sem afetar quem já aderiu. Opção com adesão não pode ser removida.
Os dependentes seguem a opção do titular. Planos diferentes (ex.: um plano básico e um plano superior) continuam como benefícios separados.
No catálogo, o card mostra a faixa de preço do benefício (por exemplo, "R$ 180,00 a R$ 950,00 · conforme acomodação e idade"). O mesmo vale para benefícios com tabela por idade sem opções: o card mostra do menor ao maior valor da tabela, "conforme a faixa etária".
4. Regras de adesão
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Periodicidade | Mensal, Único ou Anual |
| Carência (dias) | Número mínimo de dias após a ativação antes de o colaborador poder pedir o cancelamento. Não vale para o RH |
| Requer aprovação do RH | A solicitação só é ativada depois que o RH aprova |
| Exige assinatura do colaborador | Ao aprovar, o RH envia o termo de adesão para o colaborador assinar pela assinatura eletrônica da plataforma (a mesma das férias). O benefício só fica ativo na data da assinatura. Com essa opção, a aprovação do RH passa a ser obrigatória. Veja Assinatura do termo de adesão |
| Requer aprovação do gestor | O gestor direto aprova primeiro. Se o colaborador não tiver líder na ficha, a solicitação vai direto para o RH |
| Permite pausa | O colaborador pode pedir para pausar a adesão |
| Permite cancelamento pelo colaborador | O colaborador pode pedir o cancelamento (respeitando a carência) |
| Permite dependentes | O colaborador escolhe, entre os dependentes da ficha, quem entra no benefício, ou informa um dependente que ainda não está na ficha; o valor soma titular e dependentes. Indisponível no modo Por dia útil |
Com Exige assinatura do colaborador ligado, anexe em Termo de adesão padrão (PDF, opcional) o documento que vai para assinatura em toda aprovação. Sem termo padrão, o RH anexa o PDF na hora de aprovar cada pedido.
5. Vencimento — ligue Controla vencimento para benefícios com prazo (ex.: um curso ou um auxílio temporário) e informe o Prazo de vencimento (dias) e o Alerta de antecedência (dias) (padrão: 30).
6. Evento de custo — ligue Gera evento de custo e escolha o Tipo de evento — custo da empresa e o Tipo de evento — desconto do colaborador (este é obrigatório quando o custeio gera desconto). Os tipos precisam existir em Eventos de custo.
No mesmo bloco, Gera evento e-SOCIAL só marca o benefício. A marcação aparece na coluna Gera evento e-SOCIAL do relatório (S ou N). O sistema não envia o evento ao eSocial. Benefícios já cadastrados ficam desmarcados até alguém ligar a opção.
7. Status — Ativo ou Inativo no catálogo. Um benefício inativo sai do catálogo, mas as adesões existentes continuam.
8. Restrições de elegibilidade
- Benefício restrito: escolha Cargos e/ou Departamentos. Basta o colaborador estar em um deles para ser elegível. O formulário mostra quantos colaboradores ficam elegíveis.
- Tempo mínimo de empresa (em dias): contado a partir da data de admissão. Vazio ou zero significa sem exigência. Quem ainda não cumpriu o prazo vê o benefício no catálogo com o aviso "Requer no mínimo X dias de empresa. Você tem Y dias." e não consegue solicitar. Sem data de admissão na ficha, o colaborador não é elegível a benefícios com tempo mínimo.
9. Requisitos da adesão — perguntas e documentos que o colaborador preenche ao solicitar. Tipos: Texto, Número, Data, Seleção (lista de opções), Arquivo e Confirmação (sim/não); cada um pode ser Obrigatório.
- Arquivos aceitos: PDF, JPG, PNG, XLSX, XLS, CSV, DOCX e DOC, até 10 MB.
- Em requisitos do tipo arquivo, dá para anexar um Modelo para o colaborador (formulário da operadora, declaração de saúde etc.). O colaborador baixa o modelo, preenche e envia de volta.
- Um requisito que já tem respostas não pode ser removido.
Editar o custo ou o custeio de um benefício vale para as novas adesões. As adesões já ativas mantêm o valor até o RH usar Reajustar adesões ativas (ver Reajuste e portabilidade).
Fluxo do colaborador
Catálogo
Onde: Benefícios → Catálogo. Mostra os benefícios disponíveis para o colaborador, conforme a elegibilidade, agrupados por categoria.
- Filtros: busca por nome, categoria, periodicidade, tipo de custeio e disponibilidade (Todos, Posso solicitar, Já tenho).
- Cada card mostra: valor do benefício (ou a faixa de preço, quando o valor depende da idade ou da opção escolhida; ou o valor por dia útil), custeio, se a solicitação passa pela análise do RH, o status da adesão (se houver) e os botões Como funciona e Solicitar benefício.
- Se já existe uma solicitação ou adesão em andamento para aquele benefício, o botão vira Ver minha adesão.
- Quem não tem Solicitar benefícios vê o catálogo com o aviso "Você não tem permissão para solicitar benefícios. Fale com o RH."
Solicitar um benefício
A solicitação tem três passos:
- Confirmar benefício — revisão do custeio e das regras.
- Documentos e dados — preenchimento dos requisitos e, se o benefício permitir, escolha dos Dependentes da ficha que entram no benefício. O valor de cada pessoa aparece ao lado (com faixas etárias, calculado pela idade).
- Se o benefício tem opções do plano, o colaborador escolhe uma delas (ex.: Acomodação: apartamento ou enfermaria). Cada opção mostra o valor pela idade do titular, e os dependentes seguem a mesma escolha.
- Dependente que ainda não está na ficha: use Adicionar dependente e informe Nome completo e Data de nascimento (obrigatórios; a data define o valor pela faixa etária). Parentesco e CPF são opcionais. Clique em Incluir dependente. O dependente entra na ficha do colaborador quando o RH aprova a adesão; se a solicitação for reprovada ou cancelada, ele não é cadastrado.
- Enviar solicitação — resumo com Benefícios ativos hoje, Este benefício e Total estimado, e o valor que será descontado em folha. Para enviar, o colaborador marca Estou ciente do desconto em folha. (o aceite fica registrado). Se a empresa paga 100%, a tela informa que não há desconto; no custeio por percentual do salário, informa que o valor será calculado pelo RH na aprovação.
Ao clicar em Confirmar solicitação:
- Benefício com aprovação: "Solicitação enviada! O RH vai analisar em breve."
- Benefício sem nenhuma aprovação: "Benefício ativado com sucesso!" — a adesão já nasce ativa.
- Benefício com assinatura: depois da aprovação, o colaborador recebe o termo de adesão para assinar (veja Assinatura do termo de adesão).
Minhas adesões
Onde: Benefícios → Catálogo → Minhas adesões.
- No topo: Total hoje (adesões ativas) e Previsto (incluindo as que estão em aprovação).
- Abas: Ativos, Em aprovação, Pausados, Encerrados e Vencendo (benefícios que vencem dentro do prazo de alerta).
- Adesão aprovada que espera a assinatura fica em Em aprovação, com o status Aguardando assinatura e o botão Assinar documento. Enquanto o documento é preparado, a tela avisa que ele chega por e-mail.
- Ações, conforme as regras do benefício:
- Desistir de uma solicitação que ainda está em aprovação.
- Pausar — motivo obrigatório e data de retorno opcional. Com data de retorno, a adesão é reativada automaticamente nesse dia; sem data, só o RH reativa.
- Cancelar — respeitando a carência do benefício.
- Reenviar documento — quando o RH rejeita um documento.
- Enquanto um pedido de pausa ou cancelamento está em análise, o benefício continua ativo.
- Saldo flex: em benefícios de saldo flex mensal, Meu saldo flex mostra o extrato por competência (Crédito, Utilizado, Saldo) e o botão Registrar uso. O saldo não acumula de um mês para o outro e não é possível registrar uso acima do saldo.
Aprovação: gestor e RH
Etapas e status
| Status | Significado |
|---|---|
| Aguardando gestor | O benefício exige aprovação do gestor e o líder ainda não decidiu |
| Aguardando aprovação | Esperando o RH |
| Aguardando assinatura | O RH aprovou e o termo de adesão foi enviado ao colaborador. O benefício passa a valer na data da assinatura |
| Ativo | Adesão em vigor |
| Reprovado | Recusado pelo gestor ou pelo RH, com motivo |
| Pausa aguardando gestor / Pausa solicitada / Pausado | Pedido de pausa em análise pelo gestor, em análise pelo RH, ou pausa em vigor |
| Cancelamento aguardando gestor / Cancelamento solicitado / Cancelado | Pedido de cancelamento em análise pelo gestor, em análise pelo RH, ou adesão encerrada |
| Vencido | Passou do prazo de vencimento |
- Com aprovação do gestor e do RH, a solicitação passa primeiro pelo gestor e depois pelo RH.
- Com só aprovação do gestor, a aprovação do gestor já ativa a adesão.
- Colaborador sem líder na ficha: a solicitação vai direto para o RH.
- Enquanto a solicitação aguarda o gestor, o RH pode reprovar, mas não dá a aprovação final. Na aba Equipe, o RH pode decidir no lugar do gestor quando necessário.
- A reprovação exige um motivo (de 10 a 2.000 caracteres), que o colaborador recebe por e-mail.
Fila do gestor
Onde: Benefícios → Adesões → Equipe (link Ver fila da equipe no e-mail). O gestor aprova ou reprova solicitações, pausas e cancelamentos dos liderados diretos antes do RH.
Fila do RH
Onde: Benefícios → Adesões.
- Filtros: status (padrão Pendentes (RH + gestor); também Aguardando RH, Aguardando gestor, pausas e cancelamentos pendentes, Ativas, Pausadas, Canceladas, Reprovadas, Vencidas e Todas), busca por colaborador ou benefício, benefício, categoria, departamento, cargo e período.
- Ações em lote (nos itens selecionados da página): Aprovar, Reprovar (com um motivo para todos) e Reajustar (com data de vigência). O resultado mostra quantas foram atualizadas e quantas foram recusadas.
- Detalhe da adesão:
- Respostas e documentos — abrir ou baixar os arquivos (por um link temporário) e Rejeitar documento com motivo. A solicitação continua pendente; o colaborador recebe um e-mail e usa Reenviar documento.
- Dependentes incluídos — nome, parentesco, data de nascimento e valor de cada um. O dependente informado pelo colaborador que ainda não está na ficha aparece marcado Informado na solicitação · entra na ficha ao aprovar.
- Histórico — cada etapa, com quem aprovou e quando.
- Ações — aprovar ou reprovar a solicitação, a pausa ou o cancelamento; Pausar adesão; Reativar; Cancelar adesão; Renovar adesão (vencida); Reajustar valor; Portar benefício.
Assinatura do termo de adesão
Nos benefícios com Exige assinatura do colaborador:
- No detalhe da adesão, o RH confere o Termo para assinatura. Sem novo arquivo, vai o termo padrão do benefício; use Anexar outro PDF para mandar um documento específico para esta adesão. Se o benefício não tem termo padrão, anexe o PDF antes de aprovar.
- Clique em Aprovar e enviar para assinatura. A adesão passa para Aguardando assinatura e o colaborador recebe o documento por e-mail.
- O colaborador assina pelo botão Assinar documento (em Minhas adesões ou no e-mail). O benefício fica Ativo na data da assinatura, e só então os custos começam a contar.
- Se o envio não sair, o detalhe avisa e o RH pode usar Reenviar para assinatura (com o mesmo termo ou com outro PDF).
- O detalhe mostra quando o documento foi enviado e quando foi assinado.
- Na fila, use o filtro Aguardando assinatura para acompanhar quem ainda não assinou. Essas adesões não contam como pendência do RH.
- O e-mail de "solicitação aprovada" só é enviado quando a assinatura é concluída.
Histórico de adesões
Onde: Benefícios → Adesões → Histórico (Gerir benefícios ou Ver benefícios – Todos).
A aba reúne todas as adesões já decididas: ativas, pausadas, canceladas, reprovadas e vencidas. Serve para rever uma adesão depois da decisão, inclusive o que o colaborador respondeu ao solicitar.
- Filtros: busca pelo nome do colaborador, situação, benefício, categoria, departamento, cargo e período da solicitação.
- Ver: abre o mesmo detalhe da fila, com as respostas e os documentos que o colaborador enviou ao solicitar (por exemplo, o número da CNS), os dependentes e o histórico de cada etapa.
- Quem tem só Ver benefícios – Todos vê a adesão, mas não o conteúdo das respostas; para abrir as respostas é preciso Ver respostas de benefícios ou Gerir benefícios.
- Adesão incluída diretamente pelo RH não tem respostas do colaborador.
A aba Adesões (fila de pendentes) continua igual, inclusive o filtro Status.
Incluir colaboradores pelo RH
Onde: Benefícios → Cadastro, botão Incluir colaboradores na linha do benefício.
- A lista traz só os colaboradores elegíveis, com busca por nome e filtros por departamento e cargo.
- A inclusão pelo RH não passa pelo gestor e não exige as respostas do colaborador. Se o benefício tem documento obrigatório, a adesão fica pendente de aprovação do RH até o documento chegar.
- Se o benefício exige aprovação do RH, as inclusões ficam aguardando aprovação: a mensagem avisa "Faça a aprovação em Benefícios › Adesões".
- Quem já tem adesão em aberto ou não é elegível não entra, e a mensagem informa quantos ficaram de fora.
Reajuste e portabilidade
- Reajustar adesões ativas (na lista de benefícios) ou Reajustar valor (em uma adesão): o valor passa a ser o do cadastro atual do benefício a partir da Vigência informada. A adesão anterior é encerrada na véspera e uma nova começa na data, mantendo o histórico.
- Portar benefício: troca uma adesão ativa (ou vencida) para outro benefício — por exemplo, mudança de operadora. A adesão de origem é cancelada na data e a nova é criada, com os históricos ligados.
Custos e desconto em folha
Quando o benefício tem Gera evento de custo ligado, cada adesão ativa gera automaticamente, na aba Custo da ficha do colaborador, os eventos com origem Benefício:
- Custo da empresa e desconto do colaborador, com os tipos de evento escolhidos no cadastro. O desconto reduz o custo total do colaborador.
- Primeiro mês proporcional: ativação fora do dia 1 gera um valor proporcional até o fim do mês (base de 30 dias) e o valor cheio a partir do dia 1 do mês seguinte.
- Benefício por dia útil: o custo é lançado mês a mês, com o valor por dia multiplicado pelos dias úteis do mês (ou do período a partir da adesão, no primeiro mês).
- Pausa e cancelamento encerram os eventos na data, também de forma proporcional. A reativação volta a gerar os eventos.
- Adesão vencida continua gerando custo até o RH renovar ou cancelar.
- Desligamento: ao registrar o desligamento do colaborador, todas as adesões em aberto são canceladas na data do desligamento.
Veja como os eventos entram nos relatórios de custo em Eventos de custo.
Relatórios
Onde: Benefícios → Relatórios (Gerir ou Ver – Todos).
| Visão | O que mostra |
|---|---|
| Adesões ativas | Todas as adesões em vigor |
| Pendências RH | O que aguarda decisão |
| Histórico do mês | Movimentações do mês escolhido |
| Custos em folha | Custo da empresa e desconto do colaborador |
| Por colaborador | Benefícios de cada pessoa, com subtotal |
| Por benefício/fornecedor | Totais por benefício e fornecedor |
| Por departamento | Totais por departamento |
| Movimentações | Entradas, pausas, cancelamentos e reajustes |
| Convivência | Colaboradores que têm, ao mesmo tempo, um evento de benefício lançado à mão em Custos e uma adesão ativa — útil para evitar custo em dobro |
Exportação em XLSX, CSV ou PDF (só Gerir benefícios).
Na visão Adesões, a tabela e a exportação (XLSX, CSV ou PDF) incluem a coluna Gera evento e-SOCIAL, com S ou N conforme o cadastro do benefício.
Financeiro: conciliação de faturas
Onde: Benefícios → Relatórios → Financeiro (só Gerir benefícios). Serve para conferir a fatura da operadora e a coparticipação com o que está no sistema, sem integração com a operadora.
- Clique em Importar fatura/coparticipação (planilha) e use Baixar modelo (tem as abas Dados, Instruções e Referência, com a lista de benefícios).
- Preencha: CPF ou Matrícula (um dos dois é obrigatório), Nome (só para conferência), Valor (obrigatório), Benefício (obrigatório na coparticipação; nome ou código) e Motivo.
- Informe a Competência e clique em Processar planilha. A prévia separa as linhas em Conferido, A mais, A menos e Desconhecido, além das pendências.
- Confirme em Importar. Para cada diferença, escolha Ajustar (gera um evento de custo único) ou Ignorar com motivo.
Dashboard
Onde: Dashboards → aba Benefícios.
- Quem vê: perfil RH com Permite visualizar Dashboards - RH (todas as abas) ou Permite visualizar Dashboards - RH - Benefícios (só esta aba), com o módulo contratado. O conteúdo exige também Gerir benefícios ou Ver benefícios – Todos; sem elas, a aba mostra acesso negado. O gestor não vê esta aba.
- Indicadores: pendentes, ativos, pausados, vencidos, cancelados, solicitações no mês, colaboradores beneficiados, taxa de adesão, vencendo em 30 dias, desconto em folha do mês, custo empresa do mês, custo total de benefícios, custos médios (por headcount e por beneficiado), desconto médio por beneficiado, categoria e benefício mais utilizados.
- Gráficos: custo por categoria, custo empresa por departamento, evolução de 12 meses, ranking de benefícios, distribuição por tipo de custeio, distribuição das adesões, evolução das solicitações (6 meses), desconto por benefício, adesões por categoria e pendências do RH.
- Filtros: benefício, categoria, mês de referência, departamento, cargo, filial e Incluir pausados nos custos.
Alertas e e-mails
| Quem recebe | Quando |
|---|---|
| RH (e-mails de pendências de benefícios) | Nova solicitação, pedido de pausa ou de cancelamento, com o link Ver fila de adesões. Em dias com mais de 5 solicitações novas, chega um resumo único com o total de pendências |
| Gestor | Pendência de um liderado (solicitação, pausa ou cancelamento), com o link Ver fila da equipe |
| Colaborador | Solicitação aprovada ou reprovada (com o motivo), atualização da adesão e documento rejeitado, com o link Ver meus benefícios |
| Colaborador (benefício com assinatura) | Termo de adesão para assinar, logo depois da aprovação do RH. O aviso de "aprovada" chega quando a assinatura é concluída |
| RH e colaborador | Vencimento: no início do alerta de antecedência, 7 dias antes e no vencimento (um aviso por etapa) |
Uma rotina diária (00h30, horário de Brasília) também:
- reativa as pausas que chegaram à data de retorno;
- registra no histórico quando o colaborador deixa de ser elegível (por exemplo, mudou de cargo ou departamento). A adesão não é cancelada automaticamente: o RH decide;
- registra quando um dependente incluído no benefício é removido da ficha, para o RH ajustar a adesão;
- lança o crédito mensal dos benefícios de saldo flex.
LGPD e segurança
As solicitações podem conter documentos e dados pessoais do colaborador e dos dependentes. Por isso:
- O acesso depende das permissões do módulo; ninguém vê por padrão. As regras também valem no banco de dados, não só na tela.
- Respostas e documentos só abrem para quem tem Ver respostas de benefícios (ou Gerir benefícios), sempre por um link temporário.
- O aceite do desconto em folha e cada decisão (quem aprovou, reprovou, pausou ou cancelou, e quando) ficam registrados no histórico da adesão.
- Retenção e expurgo: em Cadastro → Configurações → Retenção e expurgo LGPD, defina os Anos de retenção (padrão: 5). Passado o prazo, solicitações reprovadas ou canceladas perdem respostas, anexos e dependentes; os valores continuam nos relatórios. Até o RH marcar Confirmo o expurgo definitivo de dados pessoais após o prazo e clicar em Salvar retenção, a rotina só simula, sem apagar nada.
- Os arquivos exportados dos relatórios contêm dados pessoais: guarde e compartilhe com cuidado.
Suporte
| Sintoma | Verificar |
|---|---|
| Menu Benefícios não aparece | Módulo Gestão de Benefícios contratado; usuário em um grupo com uma das quatro permissões do módulo |
| RH não consegue solicitar benefício para si | Gerir e Ver – Todos não incluem Solicitar benefícios; adicione essa permissão ao grupo |
| Benefício não aparece no catálogo do colaborador | Benefício Ativo; colaborador no cargo ou departamento da restrição |
| Botão Solicitar benefício indisponível | Tempo mínimo de empresa não cumprido (ou sem data de admissão na ficha); ou já existe solicitação/adesão em andamento para o benefício |
| Solicitação foi direto para o RH, sem passar pelo gestor | Colaborador sem Líder na ficha; ou inclusão feita pelo RH |
| RH não consegue aprovar uma solicitação | Ela ainda está Aguardando gestor: aguarde o gestor ou decida pela aba Equipe |
| RH vê a adesão, mas não abre os documentos | Falta Ver respostas de benefícios (ou Gerir benefícios) |
| RH não encontra as respostas de uma adesão já decidida | Abra Benefícios → Adesões → Histórico e clique em Ver na adesão |
| Adesão aprovada, mas o benefício ainda não está ativo | Status Aguardando assinatura: falta o colaborador assinar o termo. Se ele não recebeu, use Reenviar para assinatura |
| Benefício por dia útil sem valor lançado no mês | A Memória de cálculo mostra o mês aguardando o calendário de feriados; o valor é lançado quando ele responder |
| Valor da adesão ativa não mudou após editar o benefício | Esperado: use Reajustar adesões ativas com a data de vigência |
| Adesão ativa não gerou evento em Custo | Gera evento de custo ligado no benefício e tipos de evento cadastrados em Custos |
| Custo em dobro (evento manual + benefício) | Vincule o evento em Cadastro → Configurações → Eventos de custo já cadastrados e confira a visão Convivência |
| RH não recebe e-mails | E-mails — pendências de benefícios preenchido em Definições gerais |
| Aba Benefícios não aparece em Dashboards | Módulo contratado e perfil RH (Permite visualizar Dashboards - RH ou - RH - Benefícios); o gestor não vê esta aba |
| Linha da planilha do Financeiro como Desconhecido | CPF ou matrícula iguais aos do cadastro; benefício informado (na coparticipação) |
Próximo: Eventos de custo · Colaboradores — RH.