Agendar entrevista no processo seletivo
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Agenda entrevistas com candidatos dentro do processo seletivo. Você pode conectar o Google Calendar ou o Microsoft 365 do organizador na própria tela: a plataforma cria o compromisso e preenche o link do Meet ou do Teams. Sem a conta conectada, o sistema envia um convite de agenda por e-mail (arquivo de calendário) para o candidato e para cada entrevistador.
Guia do RH: Vagas e recrutamento · Guia do gestor: Vagas — Gestor.
Quem usa
| Perfil | Quando |
|---|---|
| RH | Triagem, entrevistas com candidatos, coordenação do processo |
| Gestor de vagas | Entrevistas técnicas ou com gestor, quando tem permissão para movimentar candidatos |
A funcionalidade precisa estar habilitada para a empresa. Se o botão não aparece, fale com o suporte TagguiRH ou com o administrador da conta.
Pré-requisitos
- Vaga com processo seletivo aberto (não encerrada)
- Candidato com e-mail cadastrado — sem e-mail o convite não pode ser enviado
- Permissão para movimentar candidatos no processo (RH ou gestor autorizado)
- Entrevistadores com e-mail profissional cadastrado na plataforma
Onde encontrar
- Abra Vagas e entre no processo seletivo da vaga.
- Clique no candidato para abrir o perfil completo.
- No bloco de ações, clique em Agendar entrevista (ícone de calendário).
No celular, a ação está no menu Mais ações do perfil do candidato.
Agendar uma nova entrevista
O painel lista entrevistas já marcadas (se existirem) e o formulário para nova agenda.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Nome do compromisso — pré-preenchido com candidato e vaga (ex.: Entrevista — Maria Silva — Analista de RH) |
| Data e hora | Momento da entrevista; não aceita data no passado |
| Duração | 30, 45, 60 ou 90 minutos (padrão: 60) |
| Modalidade | Online (com link da reunião) ou Presencial (com endereço) |
| Videoconferência | Selecione Google Meet, Microsoft Teams ou link manual |
| Endereço | Obrigatório se presencial — sala, andar ou endereço completo |
| Organizador | Colaborador responsável pelo evento; padrão: você |
| Outros entrevistadores | Colaboradores internos que participarão — seleção múltipla |
| Observações | Texto opcional que entra na descrição do convite |
| Visibilidade na agenda | Privado (padrão): quem vê a agenda do organizador enxerga só “ocupado”, e os convidados continuam vendo os detalhes. Padrão da agenda: segue a configuração da agenda do organizador. Entrevistas marcadas antes desta opção só mudam ao serem remarcadas |
| Roteiro da entrevista (opcional) | Roteiro que será usado na conversa. Com o assistente TG, ele sugere as respostas desse roteiro a partir da transcrição |
| TG acompanha a entrevista | Só aparece quando a empresa contrata o assistente TG. Veja Assistente TG na entrevista |
O candidato é convidado automaticamente — o painel mostra aviso com nome e e-mail de quem receberá o convite.
Clique em Agendar (ou Salvar ao editar). A plataforma registra a entrevista e envia os convites por e-mail.
Para gerar Meet ou Teams automaticamente, conecte a conta de agenda do organizador na própria tela. A plataforma cria o evento e preenche o link. Sem integração habilitada ou conta conectada, use link manual.
Conectar ou desconectar a agenda
- Com a modalidade Online, escolha a opção Meet (Google Meet) ou Teams (Microsoft Teams).
- Se a agenda do organizador ainda não estiver ligada, clique em Conectar Google Calendar ou Conectar Microsoft 365 e autorize o acesso na conta.
- Com a agenda ligada, a tela mostra o e-mail da conta conectada e o botão Desconectar.
Para trocar de conta ou parar de usar a integração, clique em Desconectar e confirme em Desconectar Google Calendar / Desconectar Microsoft 365 (ou Voltar para desistir). A conta deixa de gerar links de Meet ou Teams automaticamente. Depois você pode conectar outra conta ou usar link manual.
Sugerir horários para o candidato escolher
Quando a empresa usa o Portal do Candidato com agendamento pelo candidato, você pode mandar opções de horário em vez de marcar direto.
- No perfil do candidato, abra a aba Conversa e clique em Sugerir horários para entrevista.
- Escolha o Organizador, a Duração e onde será a reunião (Meet ou Teams, gerados na agenda do organizador).
- Em Horários, informe até 3 opções de data e hora.
- Se quiser, escreva uma Mensagem para o candidato e defina o roteiro e o assistente TG.
- Envie. As opções aparecem na conversa e no portal do candidato.
O candidato escolhe um dos horários no portal e a entrevista é agendada sozinha: o evento nasce na agenda do organizador e o convite chega por e-mail. As outras opções deixam de valer. Você é avisado quando ele escolher.
Na aba Entrevistas do perfil, cada entrevista mostra o status (Agendada, Reagendamento pedido, Reagendada, Realizada, Cancelada ou Cancelada pelo candidato). Use Sugerir novos horários para reagendar ou Cancelar para desmarcar (o motivo é opcional e vai no e-mail ao candidato).
Pelo portal, o candidato pode pedir reagendamento até 30 minutos antes ou cancelar até a hora da entrevista. Quando ele pede, você recebe o pedido e manda novos horários pela conversa.
Se o candidato veio de hunting, a plataforma pede para liberar a vaga no portal antes de enviar os horários. Veja Conversa com o candidato.
Assistente TG na entrevista
Quando a empresa contrata o assistente TG para entrevistas, ele entra na reunião online (Google Meet ou Microsoft Teams), transcreve a conversa e, se houver roteiro, sugere as respostas para você revisar.
Ligar o TG na entrevista
- Ao agendar (ou ao sugerir horários), marque TG acompanha a entrevista.
- Se quiser as respostas sugeridas, escolha o Roteiro da entrevista.
- Com link manual, cole o link completo do Google Meet ou do Microsoft Teams. Se o TG não conseguir abrir o link, a tela avisa antes de salvar.
Autorização do candidato
O TG só entra com a concordância do candidato. O convite explica que a transcrição fica guardada no processo seletivo, que é processada por um provedor de IA externo e que a pessoa pode recusar sem prejuízo.
- No Portal do Candidato: a pessoa escolhe Pode participar ou Prefiro sem o TG.
- No agendamento direto, o RH pode marcar Informei o candidato e ele concorda com o TG. O TG entra sem esperar a autorização no portal. A declaração fica registrada no seu nome, e a responsabilidade pelo consentimento é da empresa.
- Se o candidato recusar no portal, o TG não entra, mesmo com a declaração do RH.
Na aba Entrevistas, a situação aparece como Aguardando o candidato autorizar o TG, Candidato autorizou o TG, TG autorizado por declaração do RH ou Candidato recusou o TG.
Durante a entrevista
- No horário marcado, o TG entra sozinho, em cerca de 30 segundos, com o nome TG - TagguiRH Bot.
- Se ele ficar na sala de espera (TG aguardando ser admitido), quem organiza a reunião precisa admiti-lo. No Teams ou com link manual, aceite o TG quando ele pedir para entrar.
- Para chamá-lo fora do horário, use Colocar o TG na reunião agora. Nesse caso, ele pode levar até 2 minutos para entrar.
Depois da entrevista
- O status passa por Processando transcrição e chega a Transcrição pronta, feita a partir da gravação completa da reunião.
- Com roteiro, o status vira Roteiro sugerido pronto. Clique em Revisar roteiro sugerido.
- Revise cada resposta (as sugeridas aparecem como Sugerido pelo TG), edite o que for preciso e use Ver na transcrição para conferir o trecho. Perguntas que não foram abordadas aparecem separadas.
- Confirme. O roteiro fica Roteiro validado e é salvo na aba Roteiro da Entrevista do candidato.
O botão Transcrição abre a conversa completa, com busca. As respostas sugeridas podem conter erros: revise sempre antes de confirmar.
Convite de agenda por e-mail
Cada participante (candidato e entrevistadores) recebe um e-mail com:
- Resumo da entrevista (data, hora, duração, local ou link)
- Anexo de convite de calendário para adicionar o compromisso ao Google Agenda, Outlook ou outro aplicativo
Os convites são processados em fila e podem levar alguns minutos para chegar. A interface confirma que os convites foram enviados, não que já foram entregues ao destinatário.
Aceitar no calendário
O candidato e os entrevistadores abrem o e-mail e aceitam o convite no cliente de e-mail ou agenda. A confirmação de presença (Sim / Talvez / Não) fica no calendário pessoal — não retorna automaticamente para a TagguiRH.
Múltiplas entrevistas
Um candidato pode ter várias entrevistas na mesma vaga — triagem, técnica, com gestor etc. Cada uma é independente, com título, data e participantes próprios.
Para agendar outra, abra Agendar entrevista e clique em Agendar nova entrevista quando já existir agenda anterior.
Remarcar uma entrevista
- Na lista de entrevistas do painel, localize a entrevista agendada.
- Clique em Editar (ícone de lápis).
- Altere data, hora, duração, modalidade, participantes ou observações.
- Confirme.
O sistema atualiza o mesmo evento nas agendas dos participantes, em vez de criar um compromisso duplicado. Quem foi removido da lista de entrevistadores recebe cancelamento do convite anterior.
Cancelar uma entrevista
- Na lista, clique em Cancelar na entrevista desejada.
- Confirme no diálogo de confirmação.
Todos os participantes recebem e-mail de cancelamento e o evento é removido das agendas. A entrevista continua visível no histórico do candidato, marcada como cancelada.
O que aparece no processo seletivo
| Onde | O que mostra |
|---|---|
| Card do candidato no kanban | Data da próxima entrevista agendada (indicador discreto) |
| Histórico de atividades | Registro de agendamento, remarcação e cancelamento |
| Painel Agendar entrevista | Lista completa, incluindo entrevistas canceladas (esmaecidas) |
Limitações conhecidas
| Situação | Comportamento |
|---|---|
| Candidato sem e-mail | Botão desabilitado — complete o e-mail no perfil antes de agendar |
| Colaborador sem e-mail profissional | Não pode ser selecionado como entrevistador ou organizador |
| Convidado externo (fora da empresa) | Não suportado — apenas colaboradores cadastrados |
| Meet/Teams sem conta conectada | Geração automática bloqueada — conecte a agenda do organizador ou use link manual |
| Confirmação de presença (Sim / Talvez / Não) | Não sincroniza com a plataforma |
| Vaga encerrada | Agendamento não disponível |
Boas práticas
- Confirme o e-mail do candidato antes de agendar — especialmente em candidatos importados pelo LinkedIn
- Inclua na observação o que o candidato deve preparar ou levar
- Para entrevistas online, confirme a conta organizadora ou teste o link manual antes de enviar
- Remarque pela plataforma em vez de criar evento novo no calendário externo — evita compromissos duplicados
- Para entrevistas próximas, avise o candidato também por WhatsApp ou telefone se o convite demorar a chegar
Dúvidas frequentes
O candidato não recebeu o e-mail Verifique o e-mail no perfil, aguarde alguns minutos e peça que cheque spam. Se persistir, confirme com o suporte se a funcionalidade está ativa para a empresa.
Posso agendar sem convidar o gestor? Sim — selecione apenas os entrevistadores necessários. O organizador sempre recebe o convite.
A entrevista cancelada some do histórico? Não — fica registrada como cancelada para auditoria do processo.
O gestor não vê o botão Agendar entrevista Verifique permissão para movimentar candidatos e se a funcionalidade está habilitada para a empresa. Gestores com acesso somente leitura não agendam entrevistas.