Templates de e-mail do processo seletivo

Caminho: Vagas → Minhas Vagas → ⋯ (Mais opções) → Templates de e-mail ou Configurações → Templates de e-mail

Tela para personalizar o assunto, o título e o texto dos e-mails automáticos que os candidatos recebem durante o processo seletivo. O assunto aparece na caixa de entrada; o título aparece no topo da mensagem. Se o título ficar em branco, vale o assunto. Você edita o texto da empresa e, se precisar, cria textos alternativos para algumas vagas.

Visão geral: Vagas e recrutamento · Guia do RH: Vagas.

Quem acessa

Requisito	Detalhe
Permissão	Permite Gerenciar Templates de E-mail ou Acessar Configurações (ou administrador do sistema)
Módulo	Recrutamento e Seleção contratado pela empresa

Com Permite Gerenciar Templates de E-mail, a pessoa abre a tela pelo item Templates de e-mail do menu ⋯ (Mais opções) em Minhas Vagas, sem precisar de acesso a Configurações. Assim o time de recrutamento cuida dos textos sem ver o resto das configurações da empresa. Quem tem Acessar Configurações continua encontrando a guia Templates de e-mail em Configurações.

Se a tela não aparecer, peça ao RH a permissão Permite Gerenciar Templates de E-mail em Configurações → Grupos de permissão, ou confirme com a TagguiRH se o módulo de Vagas está contratado.

Escolher o template em uma vaga exige poder editar a vaga (Permite Publicar/Editar Vagas ou Pode editar vaga; quem criou a vaga também pode enquanto ela está em Rascunho). Veja Permissões de Vagas.

E-mails disponíveis

À esquerda, O que o candidato recebe mostra a jornada do candidato: cada momento do processo envia um e-mail. Clique em um para ajustar o texto. Quem já tem texto próprio mostra Texto da sua empresa; os demais usam o Texto sugerido pela Taggui.

E-mail	Quando o candidato recebe
Confirmação de candidatura	Assim que a pessoa se candidata
Avanço de etapa	Quando passa para a próxima etapa, se Enviar e-mail notificando o candidato estiver marcado
Convite entrevista	Quando uma entrevista é marcada ou alterada
Proposta enviada	Quando você envia a proposta de emprego
Rejeição de candidato	Quando a pessoa não segue no processo, se Notificar candidato por e-mail estiver marcado
Desistência do candidato	Quando a pessoa desiste da vaga (confirmação)

informação

Esta tela cobre só os e-mails do processo seletivo enviados ao candidato. Os e-mails de outros módulos (férias, ponto, holerite etc.) não são editados aqui.

Editar o texto da empresa

1. Abra Templates de e-mail (pelo menu ⋯ de Minhas Vagas ou em Configurações) e clique no e-mail na lista.
2. Ajuste o Assunto, o Título no e-mail e a Mensagem. O assunto é o que a pessoa vê na caixa de entrada, antes de abrir. O título aparece no topo da mensagem, depois que a pessoa abre o e-mail. Se o título ficar em branco, o e-mail usa o assunto nesse lugar.
3. Em Informações que se preenchem sozinhas, clique em uma informação (por exemplo, o nome da vaga) para colocá-la no texto. Ela aparece como uma etiqueta azul, e cada candidato recebe com os próprios dados.
4. Use a barra do editor para negrito, itálico, sublinhado, lista, link e imagem por endereço, quando o e-mail aceitar formatação.
5. Na coluna Como chega para o candidato, confira o e-mail como numa caixa de entrada, com uma candidata de exemplo. Alterne entre Computador e Celular.
6. Clique em Salvar alterações. Para descartar o que mudou antes de salvar, use Desfazer.

Para voltar ao texto original, use Voltar ao texto sugerido e confirme em Voltar ao sugerido. Se você tentar sair de um e-mail com mudanças não salvas, a tela pergunta Sair sem salvar?.

Texto diferente em algumas vagas

A maioria das empresas não precisa disso. Use quando algumas vagas pedem outro tom — por exemplo, uma rejeição mais formal para vagas executivas ou um texto próprio para vagas de estágio.

1. Selecione o e-mail e abra Precisa de um texto diferente em algumas vagas? A linha mostra quantos textos alternativos existem e quantas vagas usam cada um.
2. Clique em Criar texto alternativo, ou em um texto que já existe.
3. Preencha Como você quer chamar este texto? (ex.: Vagas de estágio).
4. Preencha Assunto, Título no e-mail (opcional) e Mensagem. Título em branco usa o assunto desse texto.
5. Confira Como chega para o candidato e clique em Salvar alterações.

O selo Só para algumas vagas mostra quantas vagas usam aquele texto. Use Voltar ao texto principal para retornar ao texto da empresa. Num texto alternativo você também pode Duplicar ou Excluir. Ao excluir, as vagas que usavam esse texto voltam ao texto da empresa.

Escolher o e-mail em cada vaga

Na criação ou edição da vaga, no passo Processo seletivo, a seção E-mails do processo seletivo mostra um resumo. Por padrão, a vaga envia todos os e-mails com os textos da empresa e você não precisa fazer nada.

Para usar um texto alternativo nesta vaga:

1. Clique em Personalizar para esta vaga. A lista mostra só os e-mails que têm texto alternativo.
2. Para cada e-mail, mantenha Texto da empresa ou escolha um texto alternativo.
3. À direita, a prévia mostra como o e-mail chega ao candidato.
4. Salve a vaga.

Se a vaga já usa algum texto alternativo, o resumo mostra quantos e-mails usam versão própria, e a seção já abre personalizada. Voltar tudo para os textos da empresa desfaz todas as escolhas da vaga de uma vez.

Os textos alternativos são criados só na tela Templates de e-mail; na vaga você apenas escolhe qual aplicar.

Qual texto é enviado

Para cada e-mail, a plataforma usa, nesta ordem:

1. o texto alternativo escolhido na vaga, se houver;
2. o texto da sua empresa para aquele e-mail;
3. o texto sugerido pela Taggui.

O envio em si depende da ação no processo: ao mover ou desclassificar um candidato, a caixa de envio de e-mail vem marcada e pode ser desmarcada. Congelar, cancelar ou encerrar a vaga também perguntam se os candidatos devem ser avisados — veja Ciclo de vida da vaga.

Boas práticas

• Mantenha o texto da empresa neutro e use textos alternativos só para situações específicas (senioridade, área, vaga afirmativa).
• Sempre confira Como chega para o candidato antes de salvar, no computador e no celular.
• Use as Informações que se preenchem sozinhas em vez de escrever o nome da vaga ou da empresa no texto — assim o mesmo texto serve para todas as vagas.