Guia do RH / Administrador
O RH tem acesso completo ao módulo de recrutamento: cria e publica vagas, conduz o fluxo de aprovação, acompanha todos os processos seletivos e administra o Banco de Talentos.
Criar uma nova vaga
- Acesse Vagas no menu principal e clique em Nova vaga.
- Preencha as informações da vaga:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Nome da posição como aparecerá na página de carreiras |
| Descrição | Apresentação da vaga e do dia a dia da função. Use o editor para formatar texto (tamanho, alinhamento, cor, destaque, emoji etc.) — a mesma formatação aparece para o candidato |
| Requisitos | Competências e qualificações esperadas |
| Modelo de trabalho | Presencial, híbrido ou remoto |
| Local | Cidade e filial responsável. Em Localização, digite as primeiras letras e escolha a cidade na lista, no formato Cidade - UF (ex.: Blumenau - SC). Bairro, endereço e texto livre não são aceitos. Vaga antiga com outro formato continua editável; a cidade só é exigida quando você altera a localização |
| Faixa salarial | Informe valores ou marque Mínimo negociável / Máximo negociável. Use também Exibir salário para candidatos para decidir se a faixa aparece na página pública |
| Tipo de contrato | CLT, PJ, estágio etc. |
| Nível de experiência | Júnior, pleno, sênior etc. |
Com a exibição ligada: valores numéricos (ex.: “R$ 3.000 – R$ 5.000”), só um lado negociável (ex.: “R$ 3.000 – A combinar”) ou ambos (“Salário a combinar / Negociável”). Com a exibição desligada, aparece que a empresa não divulgou o salário.
No passo de aprovação / contexto da abertura, informe também:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Motivo da abertura | Nova, Temporário, Aumento de Quadro ou Reposição (começa em branco — “Não informado”) |
| Colaborador em reposição | Obrigatório se o motivo for Reposição: selecione no cadastro (inclui desligados) ou use Outro e digite o nome de quem está sendo reposto |
| Centro de custo | Só aparece se a empresa pedir. A lista é a de Configurações → Centros de custo (ativos). Pode ser opcional ou obrigatório |
| Posições | Quantidade de vagas a preencher |
| Notas para o recrutamento | Observações internas para a equipe. Aceita anexos (ex.: print da aprovação da abertura) — veja Anexos nas notas para o recrutamento |
Ao criar a partir de um modelo, o conteúdo da vaga (título, descrição, requisitos e etapas) é copiado. O contexto daquela solicitação começa vazio: motivo da abertura, centro de custo, colaborador em reposição, notas para o recrutamento e equipe/gestor da abertura anterior. Cada requisição informa os próprios dados.
Em Configurações → Definições gerais → Comportamento do Sistema, o campo Centro de custo na abertura da vaga define se quem abre a vaga vê o centro de custo:
- Oculto — o campo não aparece (é o padrão).
- Opcional — a pessoa pode escolher um centro ativo.
- Obrigatório — a vaga só segue para aprovação ou publicação depois da escolha.
O centro escolhido fica no Contexto interno da vaga. Ele não aparece na página de carreiras. Se não houver centro ativo e a regra for obrigatória, cadastre em Configurações → Centros de custo antes de abrir a vaga.
- Configure as etapas do processo seletivo: adicione, renomeie ou reordene as etapas conforme o fluxo da vaga (ex.: Triagem → Entrevista RH → Entrevista Gestor → Proposta).
- Defina se a vaga exige documentos obrigatórios na inscrição (endereço, currículo etc.).
- No passo Processo seletivo, a seção E-mails do processo seletivo mostra um resumo: por padrão, a vaga envia todos os e-mails com os textos da empresa (tela Templates de e-mail). Só se esta vaga precisar de um texto diferente, clique em Personalizar para esta vaga e escolha a versão alternativa de cada e-mail; a prévia ao lado mostra como ele chega ao candidato. Veja Templates de e-mail.
- Quando a empresa libera perguntas de triagem na inscrição, no mesmo passo Processo seletivo use a seção Perguntas de triagem: Puxar do banco, Criar pergunta ou Gerenciar banco. Marque Eliminatória, informe o Score mínimo e o Destino se não atender — Inscritos (com filtro no processo) ou Desclassificados. Detalhes dos tipos de pergunta em Perguntas de triagem na inscrição.
- Clique em Salvar para guardar como rascunho ou Enviar para aprovação para iniciar o fluxo.
Você pode criar uma vaga a partir de um modelo salvo anteriormente. Clique em Usar modelo na tela de criação para aproveitar uma estrutura já configurada.
Perguntas de triagem na inscrição
Quando a empresa tem o recurso liberado, a vaga pode fazer perguntas ao candidato durante a inscrição. Elas aparecem para o candidato na etapa Perguntas da vaga do formulário — só em vagas que tenham perguntas cadastradas. O candidato não vê score, respostas corretas nem quais perguntas são eliminatórias.
| Tipo | Como o candidato responde | Conta para o score? |
|---|---|---|
| Sim / Não | Escolhe uma das duas opções | Sim — você define a Opção correta e o Peso |
| Múltipla escolha | Escolhe uma opção da lista | Sim — você define a Opção correta e o Peso |
| Resposta aberta | Escreve um texto livre de até 1.000 caracteres | Não — só enriquece a candidatura |
| Seleção múltipla | Marca uma ou mais opções | Não — só enriquece a candidatura |
- Nas perguntas que pontuam, marque Eliminatória quando errar a pergunta deve reprovar a pessoa mesmo que a pontuação total seja suficiente. Você também pode liberar Justificativa opcional para o candidato comentar a resposta.
- Nas perguntas Resposta aberta e Seleção múltipla, escolha se a Resposta obrigatória vale; sem ela, a pergunta aparece como (opcional) para o candidato.
- O bloco Classificação (Score mínimo e Destino se não atender) só aparece quando a vaga tem pelo menos uma pergunta que pontua. A vaga que tem apenas perguntas de resposta aberta ou seleção múltipla não classifica o candidato como Atende / Não atende.
- As mesmas opções existem no banco de perguntas da empresa (Gerenciar banco), para reutilizar em outras vagas.
- Depois que a primeira candidatura com respostas chega, as perguntas da vaga não podem mais ser alteradas.
No processo seletivo, o detalhe do candidato mostra, na seção Triagem da inscrição, a resposta de cada pergunta: o texto escrito nas perguntas abertas e as opções marcadas na seleção múltipla, identificadas como não pontua.
Anexos nas notas para o recrutamento
No passo de aprovação da vaga, abaixo de Notas para o Recrutamento, use Anexar arquivo para juntar evidências da abertura — por exemplo, o print ou o e-mail com a aprovação da diretoria.
- Até 5 arquivos por vaga, em PDF, PNG, JPG ou WEBP, com até 8 MB cada.
- Clique no nome do arquivo para abri-lo ou use o botão ao lado dele para removê-lo.
- Quem pode ver a vaga — incluindo o aprovador designado — abre os anexos no detalhe da vaga, logo abaixo de Observações do RH.
- Os anexos pertencem à vaga: não são copiados ao duplicar a vaga, ao salvar como modelo nem ao criar uma vaga a partir de um modelo. O recurso não aparece na edição de modelos.
Fluxo de aprovação de vagas
Antes de ser publicada, uma vaga pode passar por um fluxo de aprovação interno.
Enviar para aprovação
- Com a vaga em Rascunho, clique em Enviar para aprovação.
- A vaga muda para o status Em aprovação e os aprovadores são notificados.
Aprovar ou reprovar uma vaga
- Acesse Vagas e filtre pela aba Em aprovação.
- Clique na vaga para revisar os detalhes.
- Escolha uma ação:
| Ação | O que acontece |
|---|---|
| Aprovar | A vaga avança. Se você vê todas as vagas, o sistema pergunta Como deseja aprovar?: só a etapa atual ou todas as etapas pendentes (libera para publicar na hora). |
| Reprovar | A vaga retorna ao RH com o motivo registrado |
Publicar uma vaga aprovada
- Acesse Vagas e filtre pela aba Aprovadas.
- Clique na vaga e depois em Publicar.
- Escolha a visibilidade e confirme. A vaga pode aparecer na página de carreiras, ficar disponível apenas por link, ser confidencial (sem o nome da empresa, no portal Taggui e nos portais Indeed e Talent, fora do LinkedIn) ou permanecer sigilosa (o candidato não vê).
Se a empresa não utilizar fluxo de aprovação, a vaga pode ser publicada diretamente após a criação.
Pausar, cancelar ou encerrar uma vaga
- Acesse os detalhes da vaga.
- Clique em Encerrar vaga.
- Confirme a ação.
A vaga sai dos canais públicos e não aceita mais candidaturas. Candidatos na etapa de contratação ou com proposta aceita são registrados como contratados; os demais candidatos ativos são encerrados como não selecionados pelo motivo Encerramento do Processo Seletivo. Antes de confirmar, escolha se deseja enviar o e-mail de feedback.
Use Congelar quando a pausa for temporária e Cancelar somente quando a abertura deixou de existir. Veja todos os efeitos e a reabertura em Ciclo de vida da vaga.
Filtrar vagas por responsável
Em Vagas → Minhas Vagas, ao lado dos filtros de departamento e filial, use o seletor Responsáveis:
- Todos os responsáveis — mostra todas as vagas que você pode ver.
- Minhas vagas — só as vagas em que você faz parte da equipe responsável.
- Um nome da lista — só as vagas em que essa pessoa faz parte da equipe responsável. A lista traz as pessoas das equipes das vagas que você já enxerga.
As abas de status (Publicadas, Em aprovação etc.) passam a contar só as vagas do responsável escolhido. A escolha fica guardada: ao entrar no processo seletivo e voltar, o filtro continua aplicado.
Conduzir o processo seletivo
O Processo Seletivo exibe todos os candidatos de uma vaga organizados por etapa.
Para acessar:
- Na lista de vagas, clique na vaga desejada.
- Clique em Ver processo seletivo.
No processo, Compartilhar copia um link da vaga. No perfil do candidato, Copiar link copia o link daquele perfil. Quem recebe abre o endereço, entra com o próprio acesso e cai direto na vaga ou no perfil. Se a pessoa não puder ver essa vaga, o processo não abre e nenhum outro candidato aparece no lugar. Link da vaga continua sendo o endereço público de candidatura.
Você pode alternar entre a visualização em colunas (estilo quadro) e em lista.
Com perguntas de triagem na vaga, use o filtro Triagem da inscrição (Atende / Não atende / Pendente). Os cards mostram o selo correspondente. No detalhe do candidato, a seção Triagem da inscrição traz a Pontuação total e o selo Eliminatória, quando houver. Se o destino for Desclassificados, quem Não atende vai para essa coluna; se for Inscritos (com filtro no processo), a pessoa permanece inscrita e você recorta pelo filtro.
Ações disponíveis no processo seletivo
- Trocar de candidato sem fechar o perfil: setas anterior/próximo e clique no nome para buscar na lista da etapa (Kanban) ou da página (Grade).
←e→no nome avançam na sequência - Ver perfil completo de qualquer candidato
- Mover candidatos entre etapas (arrastar ou botão Mover)
- Reprovar candidatos com registro do motivo — a pessoa vai para a coluna Desclassificados; use Recuperar candidato para devolvê-la a uma etapa
- Agendar entrevista com Google Calendar ou Microsoft 365 conectados, ou convite por e-mail (quando habilitado para a empresa)
- Enviar avaliações (testes e questionários)
- Enviar DISC no perfil do candidato (primeiro convite) ou Refazer DISC se a pessoa já respondeu — o resultado atual permanece visível até a nova resposta e o histórico anterior é mantido. Veja Reaproveitamento de testes já respondidos.
- Fazer propostas de emprego
- Adicionar comentários, usar
@para mencionar colegas e anexar documentos, imagens ou ZIP de até 25 MB por arquivo, respeitando o limite mostrado na tela - Criar tags próprias e filtrar candidatos por tags, cidade, escolaridade, faixa salarial, perfil DISC, gênero, raça e outros critérios. Ao abrir as tags de um candidato, a lista Tags da empresa sugere as tags já usadas (com a cor de cada uma), e Usadas recentemente na empresa traz as mais recentes. Se você digitar uma tag que já existe com outra grafia, a plataforma reaproveita a existente. Vale no processo seletivo e no Banco de Talentos
- Ver quem já abriu o perfil: no card do quadro e na lista, um ícone de olho indica Perfil já visualizado. Passe o mouse para ver quem do RH abriu e quando
- Conversar com o candidato na aba Conversa do perfil, quando a empresa usa o Portal do Candidato — veja Conversa com o candidato
- Aplicar roteiros de entrevista, enviar Entrevista por IA e acompanhar propostas, quando habilitados
Agendar entrevista
Marque entrevistas direto no perfil do candidato. Com Google Calendar ou Microsoft 365 do organizador conectados, a plataforma cria o compromisso e o link da reunião. Sem a conta ligada, envia convite de agenda por e-mail. A data aparece no card do candidato.
➜ Guia completo — Agendar entrevista
Resumo do fluxo:
- Abra o perfil do candidato no processo seletivo.
- Clique em Agendar entrevista.
- Defina data, hora, duração, modalidade (online ou presencial) e entrevistadores.
- Confirme — os convites são enviados por e-mail.
Você pode remarcar ou cancelar entrevistas já agendadas; as agendas dos participantes são atualizadas automaticamente. O candidato precisa ter e-mail cadastrado.
O campo Visibilidade na agenda vem como Privado: quem olha a agenda do organizador vê só “ocupado”, e os convidados continuam vendo os detalhes. Quando a empresa usa o Portal do Candidato, você também pode Sugerir horários para entrevista e deixar o candidato escolher. Se o módulo do assistente TG estiver contratado, ele pode entrar na reunião online para transcrever a conversa e sugerir as respostas do roteiro. Detalhes em Agendar entrevista.
Conversa com o candidato
Quando a empresa usa o Portal do Candidato, o perfil do candidato no processo seletivo tem a aba Conversa. Ali o RH troca mensagens com a pessoa, que lê e responde pelo portal.
- O selo no topo mostra se a pessoa está No portal ou Fora do portal. Quem está fora do portal recebe um aviso por e-mail (no máximo um por dia) e lê a mensagem ao entrar no portal com o e-mail da candidatura.
- Os seus dados de contato não aparecem para o candidato: o canal é o próprio portal.
- Você pode anexar até 5 arquivos de até 10 MB cada.
- O card do candidato no quadro mostra um sininho quando há mensagem nova. Ao clicar, o perfil abre direto na aba Conversa.
- Em Aviso por e-mail, ligue o aviso para receber um e-mail quando candidatos daquela vaga escreverem e ninguém do RH ler em 2 minutos. O aviso vale por vaga e vai para o seu e-mail. Ele não traz o conteúdo da mensagem.
Candidato que veio de hunting. Quem você trouxe por hunting (por exemplo, pela extensão do LinkedIn) não vê a vaga no portal até receber o primeiro contato. Ao enviar a primeira mensagem ou sugerir horários, a plataforma pergunta Liberar a vaga no portal do candidato?. Ao confirmar (Liberar e enviar ou Liberar e sugerir horários), a pessoa passa a ver a vaga e a conversa no portal e recebe um aviso por e-mail.
Avaliação do processo pelo candidato (NPS)
Quando a empresa liga a pesquisa de avaliação do processo seletivo, o candidato recebe por e-mail, cerca de 30 minutos depois do desfecho, a pergunta “De 0 a 10, o quanto você recomendaria participar de um processo seletivo como este?”, com espaço para um comentário opcional.
- O convite vai para quem foi contratado, para quem não seguiu no processo e para os candidatos de vagas encerradas ou canceladas. Quem desistiu, quem veio de hunting e quem está só no Banco de Talentos não recebem.
- O link do e-mail vale por 30 dias e cada candidato responde uma vez por processo. Quem usa o Portal do Candidato também pode responder por lá.
- O selo NPS aparece na barra da vaga, no processo seletivo, e na lista de vagas. Clique nele para ver a nota, a distribuição das respostas e os comentários, com o nome de quem comentou e o desfecho (Contratado, Não seguiu, Processo encerrado ou Vaga encerrada).
- O cálculo é o percentual de promotores (notas 9 e 10) menos o de detratores (0 a 6). Vale só para desfechos a partir do momento em que a pesquisa foi ligada.
Reaproveitamento de testes já respondidos
Ao enviar o DISC ou um teste comportamental do catálogo da plataforma (como o Big Five ou Motivadores) a um candidato, a plataforma procura se a mesma pessoa já respondeu esse teste nos últimos 12 meses, inclusive em outro processo seletivo. Se encontrar, o resultado entra na hora na candidatura, sem novo convite, e o histórico registra Reaproveitamento de DISC ou Reaproveitamento de Teste Comportamental.
No DISC, para pedir uma resposta nova mesmo assim, use Refazer DISC. Testes de fit cultural e provas técnicas não são reaproveitados.
Importar candidato do LinkedIn
Para hunting ativo, use a extensão TagguiRH - Adicionar Currículo no Chrome ou Edge. Com um perfil aberto no LinkedIn, a extensão lê os dados visíveis, permite escolher vaga e etapa, e cadastra o candidato no processo seletivo.
➜ Guia completo — Extensão LinkedIn
Resumo do fluxo:
- Instale a extensão na loja do navegador.
- Abra o perfil do candidato no LinkedIn.
- Conecte com a Taggui e clique em Adicionar perfil à vaga.
- Revise os dados, escolha vaga e etapa, e salve.
O candidato entra no processo como se tivesse sido cadastrado manualmente — você pode seguir com triagem, entrevista ou avaliações.
Banco de Talentos
O Banco de Talentos reúne todos os candidatos que já se inscreveram em qualquer vaga da empresa, independentemente do processo.
Acesse em Banco de Talentos no menu.
Buscar um candidato
Use a barra de busca pelo nome ou aplique filtros como:
- Cidade / estado
- Profissão ou área de atuação
- Nível de escolaridade
- Perfil DISC (primário ou secundário)
- Faixa salarial pretendida
- Vaga em que se candidatou
- PCD, gênero, raça
Cadastrar um candidato manualmente
- Clique em Cadastrar candidato.
- Preencha os dados de contato e as informações profissionais.
- Salve o cadastro.
O candidato ficará disponível no banco para ser encaminhado a qualquer processo seletivo aberto.
Encaminhar um candidato para uma vaga
- Abra o perfil do candidato no Banco de Talentos.
- Clique em Encaminhar para vaga.
- Selecione a vaga de destino e a etapa inicial.
- Confirme.
O candidato entra no processo seletivo da vaga escolhida.
Exportar candidatos
- Aplique os filtros desejados.
- Clique em Exportar.
- Escolha o formato e confirme.
Modelos de vagas
Modelos permitem reaproveitar estruturas de vagas recorrentes — útil para posições que abrem com frequência.
Criar um modelo
- Com uma vaga aberta para edição, clique em Salvar como modelo.
- Dê um nome ao modelo e salve.
Usar um modelo
- Ao criar uma nova vaga, clique em Usar modelo.
- Selecione o modelo desejado.
- Ajuste os campos necessários e siga o fluxo normal de criação.
Gerenciar modelos
Acesse Vagas → Modelos para visualizar, editar ou excluir os modelos cadastrados.
Duplicar uma vaga
Use Duplicar vaga para criar uma nova abertura a partir de uma vaga existente. Revise contexto da requisição, responsáveis, prazos, visibilidade e etapas antes de enviar para aprovação ou publicar. Para estruturas reutilizadas muitas vezes, prefira um modelo.
Biblioteca de avaliações
A biblioteca centraliza todos os testes e questionários disponíveis para serem enviados aos candidatos durante o processo seletivo.
Acesse em Vagas → Avaliações.
Criar uma avaliação
- Clique em Nova avaliação.
- Defina o título e as instruções para o candidato.
- Adicione as questões — suportam resposta de texto, múltipla escolha e envio de arquivo.
- Salve.
A avaliação ficará disponível para uso em qualquer processo seletivo.
Página de carreiras
A página de carreiras é o endereço público onde os candidatos encontram as vagas da empresa.
Acesse em Vagas → Minhas Vagas → ⋯ (Mais opções) → Editar página (exige Permite Gerenciar Pagina de Carreiras) para configurar banner, textos, exibição de vagas, redes sociais, links extras (por exemplo, um segundo Instagram) e banco de talentos. Em filiais, dá para herdar links extras da matriz ou manter uma lista própria.
O botão Página de Carreiras em Minhas Vagas abre o site público já publicado. Guia completo: Página de carreiras.
Publicar libera candidaturas, mas não obriga a exibição no catálogo. A vaga pode ser sigilosa (o candidato não vê, nem por link), confidencial (o candidato vê, sem nome, logo nem capa da empresa; entra no portal Taggui, Indeed e Talent e não entra no LinkedIn nem na página de carreiras), pública somente por link ou pública na página de carreiras. A opção pode ser alterada depois sem encerrar a vaga. Na confidencial, confira se o texto da vaga não identifica a empresa. A página pública usa a marca da Taggui.
Na página da vaga e nos portais externos (LinkedIn, Indeed, Talent e Google Vagas), a vaga sai com o nome da empresa. O nome da filial só aparece quando ela tem página de carreiras própria; sem página, ele costuma ser uma cidade ou um rótulo interno e não identifica o empregador.
Com Permitir cadastro no banco de talentos ativo, a página pública convida o candidato a deixar o currículo no Banco de Talentos — com destaque quando não há vagas abertas e link na listagem quando há vagas.
Permissões e escopos
O RH define o que cada gestor pode ver e fazer no módulo de vagas. As principais permissões são:
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| Ver Vagas – Todas | Controla visibilidade ampla, respeitando eventual teto de filial; não libera edição por si só |
| Ver Vagas – Somente Gestor/Responsável | Mostra vagas criadas pelo usuário ou em que ele foi definido como responsável |
| Permite movimentar candidato de etapa no processo seletivo | Permite mover candidatos entre etapas |
| Permite realizar contratação | Permite enviar proposta de emprego |
| Permite Aprovar Vagas | Permite participar do fluxo de aprovação |
| Permite Publicar/Editar Vagas | Permite alterar dados de vagas existentes |
Configure as permissões em Configurações → Grupos de permissões (ou fale com o administrador da plataforma).
Há permissões independentes para Banco de Talentos, templates, roteiros, página de carreiras, TG, congelar/cancelar e ajustar marcos SLA. Matriz completa: Permissões e escopos de Vagas.
Prazos e marcos SLA
Em Mais ações → Ajustar marcos SLA, usuários autorizados podem corrigir a data de abertura e o prazo de fechamento; em vagas encerradas, também a data de encerramento. Esses valores alimentam indicadores de prazo e as alterações ficam registradas para rastreabilidade.
Dúvidas frequentes
Posso reutilizar um processo seletivo de uma vaga encerrada? Sim. Ao criar uma nova vaga, selecione um modelo ou duplique a vaga encerrada para aproveitar as etapas e configurações.
Um candidato se inscreveu em uma vaga errada. Posso transferi-lo? Sim. No Banco de Talentos, localize o candidato e use Encaminhar para vaga para movê-lo ao processo correto.
Como saber se um candidato está em mais de uma vaga? Abra o perfil do candidato no Banco de Talentos. O histórico mostra todas as vagas em que ele participou ou está participando.
A vaga foi reprovada no fluxo de aprovação. Posso editá-la e reenviar? Sim. Vagas reprovadas ficam acessíveis para edição. Após os ajustes, clique em Enviar para aprovação novamente.
Posso personalizar o e-mail enviado aos candidatos quando eles avançam de etapa? Sim. Em Templates de e-mail, no menu ⋯ de Minhas Vagas (com Permite Gerenciar Templates de E-mail) ou em Configurações (com Acessar Configurações), sempre com o módulo de Recrutamento e Seleção, edite o assunto, o título no corpo e o texto de cada evento — confirmação de candidatura, avanço de etapa, rejeição, proposta, convite de entrevista e desistência — e, se precisar, crie textos alternativos para algumas vagas. Na vaga, a seção E-mails do processo seletivo usa os textos da empresa; Personalizar para esta vaga escolhe outro texto. Guia: Templates de e-mail.
Como trago um candidato que encontrei no LinkedIn? Use a extensão LinkedIn no Chrome ou Edge, ou cadastre manualmente pelo Banco de Talentos e encaminhe para a vaga.
O candidato recebe convite quando agendo entrevista? Sim. O candidato e cada entrevistador recebem e-mail com convite de agenda. Veja o fluxo em Agendar entrevista.